Factores a tener en cuenta al comprar una impresora para pymes

Evidentemente el coste es la principal preocupación de cualquier usuario de oficina pequeña. Sin embargo, en cualquier decisión de compra es fundamental tener en cuenta el coste de mantenimiento y no centrarse únicamente en el precio inicial de la impresora en sí, que muchas veces está diseñada para ser barata y atraer, precisamente, por su precio.

A lo largo de la vida útil de la impresora, la mayor parte del gasto se asocia a los cartuchos de tinta. Las cifras clave en este sentido son el coste por página (CPP) y el coste total de propiedad (TCO). El CPP se puede calcular dividiendo el rendimiento en páginas de un cartucho entre su coste total. El TCO es algo más complicado de calcular porque intervienen distintos factores. El coste mensual de impresión se obtiene calculando por separado el número de páginas en color y en blanco y negro que se imprimen al mes y multiplicando cada cifra por el correspondiente CPP. Estas cifras se pueden sumar y multiplicar por la vida útil estimada de la impresora. A su vez, esta cifra se puede sumar al coste de la propia impresora para obtener el TCO.

El segundo factor es la fiabilidad. Y es que las impresoras poco fiables pueden resultar especialmente perjudiciales para las personas que dirigen oficinas pequeñas o en casa que, en muchos casos, tienen la necesidad de generar constantemente materiales de ventas, marketing y financieros para dirigir su negocio. Ese tipo de oficinas no suele tener impresoras de back up ni mucho menos contar con asistencia de TI in situ. Se recomienda a los usuarios que se aseguren un mínimo de un año o 30.000 páginas. La impresora también tiene que ser intuitiva y fácil de configurar y de conectar al ordenador, e incluir funciones igualmente fáciles de usar.

Finalmente, hay que tener en cuenta los requisitos individuales. En este sentido, existe una enorme variedad de impresoras en el mercado, y muchas incluyen funciones que resultan superfluas para las pequeñas oficinas o las oficinas en casa. En un nivel básico, los compradores deben decidir si van a necesitar impresiones en color, así como sistemas de escaneado y fotocopiado, y realizar la compra adecuada. La impresora también debe tener el tamaño adecuado para el espacio que va a ocupar; los modelos grandes suelen resultar poco prácticos para muchas oficinas pequeñas.

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