Una política de impresión flexible en la empresa es posible

Todas las organizaciones desean ahorrar dinero y reducir los costes fijos, pero también quieren que sus empleados sean felices y productivos. Precisamente, una de las mayores frustraciones de los empleados sigue siendo la impresión, ya sea debido a documentos que no se pueden imprimir o llegan en el formato equivocado, impresoras que no están disponibles, o una política de impresión inflexible que impide que los trabajos se impriman de la forma en que el usuario solicitó. Todas estas situaciones son problemáticas pero esta última produce un choque los objetivos de la organización y las necesidades de sus usuarios.

Muchas soluciones de gestión de impresión permiten aplicar reglas y restringir el uso de determinadas funciones, como opciones de color y acabado. Es una forma segura de reducir los costes, pero ¿es una forma inteligente de hacerlo? Al fin y al cabo, ha invertido en dispositivos avanzados de impresión.

Existen formas sencillas de reducir inmediatamente los costes de impresión sin generar frustración entre los empleados. Como señala LRS Output Management, la impresión basada en reglas no tiene por qué ser tan inflexible. Puede ser una forma de fomentar una conducta de impresión sensible sin arrebatarle al usuario su poder de decisión.

Cualquiera puede entender que no es necesario imprimir un correo electrónico en color, pero pocas personas se acuerdan de cambiar los ajustes cuando imprimen. Se puede ayudar a los empleados estableciendo configuraciones estándar para determinadas colas de impresión, con el objetivo de que sea más fácil imprimir de forma rentable que de forma derrochadora. Para hacerlo, no se necesita obligar a imprimir a dos caras o en un solo color, basta con que sea el método de impresión por defecto.

Aunque haya varias impresoras, las personas suelen imprimir en el dispositivo más cercano, pero pocos usuarios conocen el coste de impresión por página de cada dispositivo. Si se presentase a los usuarios una vista previa del coste en todos los dispositivos cercanos, es más probable que elijan la opción menos cara. Una política de impresión basada en reglas es precisamente esto: una forma de evitar costes de impresión innecesarios, pero ofreciendo al personal la capacidad de usar las opciones que necesitan para seguir siendo productivos.

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