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Descubre para qué sirven las cuotas de impresión

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Una vez que un usuario excede su cuota de impresión, es decir, la cantidad de papel impreso que le ha sido asignada, se dará aviso al administrador y no podrá imprimir más. Ello permite controlar a los usuarios que hacen un mal uso del equipo y reducir las prácticas ineficientes de impresión.

Un elemento que facilita el control de impresión de los diferentes usuarios son las cuotas de impresión, que indican la cantidad de papel que cada usuario o cada grupo de usuarios puede imprimir durante un período de tiempo. De esta manera, el usuario será consciente de que no debe malgastar la cuota que le ha sido asignada.

De acuerdo con Daisi Ofimática, este sistema permite al administrador llamar la atención de quienes abusan injustificadamente de la impresora. La cuota no es algo inamovible, es decir, si en algún momento concreto se necesita una cuota mayor, se puede modificar fácilmente. Opcionalmente el control puede hacerse más estricto y pasar de ser pasivo a activo, impidiendo que los usuarios sigan imprimiendo una vez hayan alcanzado el número de páginas establecidas. La impresora no imprimirá los documentos e informará de que se ha superado la cuota de impresión de ese usuario.

Sin embargo, antes de aplicar un control activo, hay que tener en cuenta que no sólo existen usuarios que hacen un mal uso del equipo, sino que también son muy comunes las prácticas ineficientes de impresión. Limitar el número de hojas por persona o por departamento desde el principio no es algo recomendable, es preferible establecer unas normas fijas de trabajar y dar confianza a los trabajadores. Un control pasivo evitará las malas prácticas como el uso indebido de las cuentas, de manera que unos usuarios presten su número de contraseña a otros que ya han agotado su cuota o que unos acusen a otros de ese comportamiento, por ejemplo.

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