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Descubre para qué sirven los permisos de impresión

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Los equipos de impresión que dispongan de estas herramientas pueden limitar quien puede imprimir y personalizar qué funciones puede utilizar cada persona, lo que resulta muy útil para contener el gasto en impresión y conocer cuánto y cuándo imprime cada persona o cada departamento.

Instalar un equipo de impresión en una oficina con mucho personal puede implicar un aumento del gasto en impresión. Que cada uno imprima lo que quiera sin límites supone una pérdida enorme de papel y de tinta y, por consiguiente, de dinero. Sin embargo, muchas impresoras incluyen ciertas medidas de seguridad y control de costes.

Hablamos de los permisos de impresión, que permiten especificar quién tiene permiso para imprimir en color y quién no, quién puede enviar faxes y a quién le está prohibido, qué usuarios pueden utilizar la opción de escáner, y un sinfín de opciones más. Como señala Daisi Informática, estas herramientas, que sirven para contener el gasto en impresión, consisten en limitar quien puede imprimir y personalizar qué funciones puede utilizar cada persona mediante la creación de cuentas de usuario. El acceso a la máquina obliga a utilizar un nombre de usuario y contraseña impidiendo que alguien sin la debida autorización la utilice, con el consiguiente plus de seguridad.

Además, los equipos de impresión que dispongan de esta herramienta pueden hacer un seguimiento del volumen de impresión de cada usuario, que se denomina cuota de impresión. De esta manera se puede saber cuánto imprime y qué tipo de impresión realiza cada usuario, pues el cálculo de impresiones realizadas queda registrado de forma personalizada. Existe la posibilidad de agrupar usuarios para en vez de hacer un seguimiento individual, hacerlo por departamentos, por ejemplo. Así se podrá conocer con exactitud cuánto y cuándo imprime cada persona o cada departamento y analizar y estudiar si se hace un uso adecuado o inadecuado de la impresora.

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