Las compañías planean digitalizar al menos el 50% de sus documentos
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Una gran parte de las organizaciones imprimen desde dispositivos móviles, siendo los emails y otros materiales de comunicación los principales documentos impresos, seguidos de fotos e imágenes. Las grandes compañías esperan invertir en soluciones de gestión documental y de contenidos en 2019.
De acuerdo a un estudio independiente realizado a empresas europeas, el principal factor que tienen en cuenta los tomadores de decisiones al comprar un dispositivo de impresión es la calidad de impresión, citado por alrededor de la mitad de las organizaciones encuestadas. Otros criterios, seleccionados por aproximadamente un tercio de los encuestados, incluían la impresión a doble cara, la velocidad de impresión, las condiciones de garantía y servicio, las capacidades de escaneo y el coste por página.
En torno a la mitad de las organizaciones indicaron que imprimen desde dispositivos móviles (tablets y smartphones), con los correos electrónicos y otros materiales de comunicación internos y externos ocupando el primer lugar entre los tipos de materiales impresos, seguidos de fotos e imágenes.
Preguntados los desafíos de la transformación digital en relación con la gestión de documentos y el consumo de papel, la encuesta reveló que en las organizaciones en torno a la mitad de los documentos existen solo en papel. La mayoría de las organizaciones encuestadas manifestaron sus intenciones de convertir al menos el 50% de sus documentos a un formato digital a principios de 2019.
Uno de los retos más comunes para las organizaciones, en relación con la impresión y la gestión de documentos, reside en el almacenamiento físico y el archivo de documentos en papel. Además de los costes de impresión, los principales problemas citados se relacionan con la extracción manual de datos, especialmente de documentos en papel. El tiempo dedicado a la búsqueda de la información requerida se considera uno de los mayores costes ocultos de las empresas.
Según la encuesta, los CIO de empresas grandes y muy grandes planean invertir en soluciones de gestión de documentos y contenidos en 2019, así como en soluciones de automatización de documentos y productos complementarios. La inversión se debe principalmente a las expectativas de mejores resultados financieros, mientras que las regulaciones son otro estímulo poderoso para la inversión.
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