Hacia un uso más inteligente del papel
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A medida que las empresas avanzan en su transformación digital, se fijan en cómo un uso inteligente del papel les puede ayudar a alcanzar sus objetivos. Gracias a los avances en la impresión, el futuro será una oficina que optimiza de manera inteligente los procesos de papel para ahorrar dinero, ser más eficientes, mejorar la seguridad y reducir desechos.
Gracias a las estrategias digitales, las empresas se están volviendo expertas en papel. Según HP, el papel se está volviendo cada vez más inteligente y los negocios, a su vez, están haciendo un uso más inteligente de él.
Como bien saben los negocios que persiguen una transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo que aún se basan en el papel ofrece grandes ventajas. Las soluciones de captura de documentos envían los documentos de manera eficiente a sus ubicaciones correctas, optimizando el flujo de papel y la información electrónica que las empresas deben gestionar, mientras se aseguran de que personas sin autorización no tengan acceso a documentos importantes.
Una vez enviados al lugar correcto, los documentos tienen que poder ser accesibles bajo demanda. Ahí es donde las soluciones de gestión de documentos entran en juego, ofreciendo a los empleados un acceso rápido y cómodo a la información que necesitan y están autorizados a visualizar.
Por otra parte, los procesos y flujos de trabajo del papel se han adaptado a la manera en que trabajan las personas, y eso incluye los fallos de seguridad. El ‘pull printing’ añade una capa de seguridad a los procesos de impresión, al pedir al empleado que se identifique antes de poder realizar la impresión. Esto reduce las brechas de seguridad relacionadas con las impresoras, y a su vez contribuye a un desarrollo sostenible, puesto que evita impresiones innecesarias.
Las empresas con unos requisitos de seguridad fuertes pueden mejorarlos aún más con soluciones de protección de documentos que se encargan de documentos de alto valor en cualquier tipo de entornos de impresión. Las impresoras más seguras incluyen bandejas bloqueadas y protección adicional, para ayudar a controlar el acceso del papel ya impreso y evitar el robo de documentos confidenciales. La tecnología para la prevención del fraude protege aún más los documentos clave, emitiendo marcas de agua de última generación y generando patrones especiales creados cuando alguien copia o escanea un documento sin permiso. Equivale a añadir un punto extra al nivel de seguridad de su equipo de TI, para que sea fácil ver qué ha ocurrido y quién es el responsable.
Finalmente, gracias a las innovaciones en tecnología de impresión, las empresas encuentran nuevas maneras de utilizar el papel de manera eficiente y optimizar la sostenibilidad de la oficina. Por ejemplo, muchas impresoras multifunción incluyen opciones inteligentes, por ejemplo, ajustando el papel automáticamente en la bandeja para evitar imprimir algo mal y que se acabe tirando a la basura, o, si incluyes una página en blanco por error, el sistema la elimina de manera automática de la copia.
¿Quieres un uso del papel aún más inteligente? Tu empresa puede recurrir al análisis de datos que ofrecen los servicios gestionados de impresión de HP para reducir el uso de papel, su impacto medioambiental y, también, para ahorrar dinero.
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El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de HP.
