¿Cuándo debes cambiar la impresora de tu oficina?

En una pequeña y mediana empresa, la impresora es una herramienta muy presente en el día a día. Con ella se imprimen informes, presentaciones, contratos, imágenes y un sinfín de documentos de diferente tipo. Pero llegará un momento en deja de funcionar o de aportar las prestaciones necesarias para el trabajo diario. Brother repasa las señales que indican que hay que renovar la impresora:

-El equipo sufre una avería. Siempre que esto pase en el periodo de garantía, no habrá problema, ya que solucionarla no te supondrá ningún coste. Sin embargo, si la avería ocurre fuera del periodo de garantía, habría que empezar a valorar si la inversión en solucionarla compensa. Es probable, que invertir ese dinero en un equipo nuevo y con las últimas prestaciones del mercado sea más rentable para tu empresa.

-El contrato de mantenimiento está a punto de expirar. Llegados a este punto, en el que el contrato de mantenimiento está en su último periodo, convendría valorar qué alternativas tenemos disponibles en el mercado y si resulta rentable renovar el contrato con el mismo equipo o, bien, optar por uno nuevo. Para ello, habrá que tener en cuenta los costes de mantenimiento ya que, cuanto más antiguo es el equipo, más caro sale mantenerlo. Sin embargo, los costes de mantenimiento de un equipo nuevo se reducen bastante.
-Hay ofertas más atractivas. Con el paso del tiempo, puede ocurrir que el coste por página contratado ya no sea el mejor del mercado. Los fabricantes rivalizan por el precio más competitivo, por lo que el precio de los dispositivos y el coste por copia acaba reduciéndose por el abaratamiento de nuevas tecnologías más eficientes. Por eso es muy importante valorar diferentes ofertas y elegir la que sea más beneficiosa en cada momento.

-Deja de haber controladores para los nuevos sistemas operativos. Con el paso del tiempo, hay equipos de impresión que quedan descatalogados, por lo que también dejarán de estarlo las actualizaciones de los mismos. Si en tu oficina hay un equipo que ya no esté a la venta, al final llegará el día en el que no podrás descargar actualizaciones y las impresoras no serán compatibles con los nuevos sistemas operativos.

-Se desean los últimos avances en seguridad. Las impresoras, al estar conectadas a la red de la empresa, necesitan las mismas medidas de seguridad que un ordenador o dispositivo conectado. Si tienes una impresora que no ofrece las garantías de seguridad necesarias para evitar ataques informáticos y poner en riesgo tu información confidencial, es el momento de pensar en renovar el dispositivo.

-El equipo actual no está preparado para las necesidades actuales. Para ser flexibles, los equipos de impresión en la oficina deben poder usarse a través del móvil o una Tablet. En su defecto, recurrir al ordenador o a un compañero para imprimir un archivo que tengamos en el móvil, solo es un indicativo de las limitaciones que se nos presentan cuando trabajamos con un equipo que no está adaptado a las circunstancias de tu día a día y, por lo tanto, tu productividad acabará resintiéndose.

-No se encuentran consumibles o piezas para el equipo. La tecnología avanza tan rápidamente que en muy poco tiempo cualquier dispositivo puede quedarse desfasado. También las impresoras. Por eso, postergar la renovación de tu dispositivo de impresión puede suponerte un problema de productividad. Primero, porque las prestaciones se quedarán desactualizadas. Pero también, porque con el tiempo, el fabricante de tu equipo puede dejar de proveer consumibles o piezas de repuesto si se trata de un equipo que lleva más de 5 años descatalogado, que es el período en el que los fabricantes están obligados a proveer consumibles.

-Los usuarios dedican demasiado tiempo a la impresora. Las empresas evolucionan con el tiempo y, con ellas, sus necesidades de impresión. Es por ello por lo que debes tener un equipo acorde a las necesidades actuales ya que, lo que te servía hace cinco años, puede que ahora te suponga una traba en el día a día.

-Da mala imagen de empresa. Tener un mobiliario y unos equipos eficientes y modernos puede ayudar a tu oficina a dar la imagen positiva que tanto se desea.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.