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Cómo reducir costes de impresión con el análisis de datos

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La analítica de datos es el proceso de usar software para descubrir tendencias, patrones y correlaciones en los conjuntos de información. El resultado es un mayor control sobre los procesos de negocio, la minimización de errores y un impulso al ahorro. Un ejemplo de ahorro es el que puede conseguirse al recortar los costes de impresión.

La analítica de datos no sólo proporciona un aumento de la efectividad en las campañas de marketing o un incremento de las ventas, también puede ser utilizada para impulsar eficiencias internas y un mejor aprovechamiento de los recursos en la organización. En este sentido, Brother señala que el análisis de la impresión es realmente efectivo para reducir costes en este ámbito, pero para ello es preciso recopilar datos, un proceso que consta de tres pasos:

--Configuración de las rutinas para operaciones internas. Hay que identificar las fuentes de datos y qué valor pueden aportar, recoger la información que ofrecen y recopilarla en un repositorio centralizado. A partir de ahí, la analítica avanzada entra en juego, aplicando rutinas de análisis que puedan dar sentido a la información disponible sobre flujos de trabajo de impresión y documentos.

--Estudio de los datos. Comenzando por las áreas prioritarias identificadas, se analizan todas las métricas recogidas. Por ejemplo, en la reducción de los costes de impresión, se tienen en cuenta el número de páginas impresas, cantidad de consumibles utilizados o posibles incidencias técnicas. A partir de ahí, se puede empezar a buscar vínculos con elementos de datos previamente no relacionados para generar nuevos conocimientos. Gracias a esta visión tan completa se pueden detectar, por ejemplo, picos en la demanda basados en tendencias mensuales, que requieren la impresión de formularios y documentación adicional; trabajos de impresión más repetitivos, equipos de impresión que no se llegan a usar con la máxima eficacia, número de empleados para cada dispositivo, o procesos internos que valdría la pena digitalizar.

--Toma de decisiones. Aplicado a la reducción de los costes asociados a la impresión de documentos, cada conclusión expuesta tras el análisis deberá conllevar la implementación de soluciones a cada problema específico de forma ágil y monitorizando su progreso. Esta supervisión garantizará que se cumplen los resultados esperados.

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