Una política de impresión aumenta la competitividad de los equipos de trabajo

Los servicios gestionados de impresión y la transformación digital están cobrando, cada vez, más relevancia en todas las empresas, tanto públicas como privadas. Hasta hace pocos años, el parque de impresoras de una compañía u organismo era el “concepto olvidado” del ámbito tecnológico. Nadie reparaba en los gastos que conllevaba, ni por supuesto, en la importancia de realizar una buena gestión de los documentos que se imprimían. Afortunadamente, como señala Jorge Álvarez, director general de Total Printing Solutions, las empresas se están dando cuenta de la importancia de aplicar una política de impresión.

Según Álvarez, una política de impresión adecuada incluye la puesta en marcha de una consultoría profesional de costes de impresión, que tendrá en cuenta los periodos de mantenimiento en función del dispositivo, la ubicación de los mismos en la oficina, el tiempo mínimo de atención y la asistencia técnica, los TCO, los costes ocultos, el software de contabilidad de impresiones, el software de control, las aplicaciones desarrolladas para cubrir las necesidades de impresión concretas de una determinada oficina, la opciones de digitalización de archivos, y muchos otros factores, que nos darán pistas para decidir fórmulas de ahorro que podrán llegar a suponer un 25% menos en nuestra cuenta de gastos.

Descuidar estos factores está disminuyendo la productividad y generando pérdidas. En ocasiones, un simple cambio de ubicación de un dispositivo dentro de la oficina o la sustitución de un equipo por otro puede generar una importante cifra de ahorro. Pero existen otras acciones que minimizarían el gasto, como por ejemplo reducir el número y tipo de impresiones que no son necesarias. Y es que, por desconocimiento del gasto que supone, los empleados realizan impresiones de documentos a color cuando podrían realizarse en blanco y negro, a doble cara, etc., con el consiguiente gasto que esta actitud provoca.

Existen soluciones que aseguran el cumplimiento de las normas que se establecen en las organizaciones, tanto públicas como privadas, lo que genera un ahorro real desde el primer día en que la política de impresión entra en marcha. “Esta parte del proceso es vital, porque sólo asegurándonos de que se cumplen las reglas marcadas conseguiremos reducir los gastos de forma efectiva. Todo ello ayudará a aumentar la competitividad de los equipos de trabajo y, en definitiva, hará a las empresas y organismos más fuertes”, concluye Jorge Álvarez.

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