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La seguridad de los documentos no es solo un problema digital

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Muchas organizaciones gastan millones de euros en la seguridad de la red y de los datos y, sin embargo, hacen la vista gorda a un documento que se encuentra en la bandeja de salida de una impresora. Una medida clave son las soluciones de pull printing como HP JetAdvantage Secure Print y HP Access Control.

Un documento impreso abandonado en una impresora podría ser un informe confidencial o cifras financieras, y quién sabe quién puede encontrarlo. Puede que encuentre su camino fuera de la empresa a través de un empleado descontento, que se filtre a un competidor o se escanee y se cargue en un sitio web.

Al administrar el ciclo de impresión desde el momento en que se envía un trabajo hasta el momento en que se retira de la bandeja de salida, las organizaciones pueden mejorar la seguridad y reducir los costos. La medida clave es el "pull printing", una función mediante la cual los usuarios envían un trabajo a la impresora, pero el documento no se imprime hasta que el usuario autentica y recupera el trabajo. Así se puede estar seguro de que la persona correcta ha impreso y recogido su documento; los trabajos que no se recuperan no se imprimen y, después de un tiempo, se eliminarán de la cola de impresión.

Por supuesto, no todas las implementaciones de pull printing son iguales. Algunas se basan únicamente en software instalado en el escritorio del usuario o en el servidor que requiere una inversión inicial. Otras soluciones son más flexibles, o usan la nube para permitir la impresión desde una amplia gama de ubicaciones o dispositivos o en cualquiera de las impresoras de la organización. HP, por ejemplo, implementa el pull printing de dos maneras:

• HP JetAdvantage Secure Print es una aplicación de impresión de Software como Servicio que se ejecuta desde la nube y es compatible con impresoras y dispositivos multifunción de HP y de otros fabricantes. Los trabajos de impresión se envían al servicio basado en la nube o se almacenan en el dispositivo del cliente, o ambos, y luego se retienen hasta que el usuario se autentica en la impresora. Los usuarios pueden ser autenticados a través de un PIN, una tarjeta de proximidad o incluso su smartphone, y los trabajos de impresión pueden enviarse desde cualquier lugar e imprimirse en cualquier impresora con capacidad de impresión segura de la organización.

• HP Access Control permite a los usuarios autenticarse mediante credencial, PIN o tarjeta de proximidad, o incluso usar sus credenciales de inicio de sesión de Windows. En las impresoras habilitadas para NFC, los usuarios también pueden autenticarse a través de un teléfono o una tablet habilitados para NFC, mientras que HP AC Mobile permite la impresión segura y la autenticación de forma remota desde un dispositivo móvil.

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