Cómo impulsar la productividad a través de la impresión

Con la ayuda a los equipos multifunción y escáneres, los documentos que almacenamos de manera física pueden ser convertidos en archivos digitales para así almacenarse en una localización central, lo que nos aporta beneficios como mejorar el flujo de trabajo, aumentar la seguridad y mayor facilidad a la hora de compartir y acceder a los documentos.

Asimismo, los sistemas de gestión documental se han convertido en un pilar fundamental de cualquier empresa debido a la cantidad de información digitalizada que es generada. Entre otros beneficios, la gestión documental mejora la productividad, ahorra costes y tiempo, gracias a que permite la automatización de las tareas administrativas y mejora la movilidad.

Por otro lado, con la puesta en marcha de la normativa GDPR, la seguridad en los procesos empresariales se ha convertido en una prioridad. No debemos olvidar que la impresión y el escaneado son aspectos clave donde reforzar esta variable en las empresas, ya que pueden producirse fácilmente fugas de información confidencial. Algunas soluciones que favorecen la productividad en este sentido son las soluciones de seguridad en la impresión, que permiten controlar el uso de las funciones de la impresora de una forma sencilla; y la personalización de pantallas, para permitir crear accesos y flujos de trabajo personalizados, restringir el acceso a funciones por usuario y evitar fugas de información en tu escáner o impresora compatible.

Por último, uno no puede limitarse exclusivamente al uso del ordenador, ya que puede suponer en algunos momentos una traba a la hora de agilizar tareas. Sin embargo, otros dispositivos, como el móvil, siempre lo llevamos encima, y eso es por lo que están surgiendo tecnologías que permiten trabajar directamente con los equipos de impresión o conectarte con ellos a través del teléfono móvil. Algunos de los avances en este terreno incluyen tecnología NFC para conectar dos dispositivos, simplemente acercándolos; Web Connect, que permite compartir documentos y fotos con sitios web predeterminados en la nube desde tu impresora multifunción, tarjeta de memoria o USB, tales como Google Drive, Dropbox, Evernote, etc.; y aplicaciones para dispositivos móviles, que permiten usar tu dispositivo móvil para trabajar con tu impresora o escáner, sin cables.

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