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Pautas para crear un entorno de impresión eficiente

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impresion oficina empleada

Renovar la flota de impresión con equipos con funciones avanzadas, protegerlos, establecer medidas de control y de fiscalización, utilizar consumibles originales y externalizar su mantenimiento, son medidas que se recomienda aplicar de forma conjunta, ya que así maximizaremos sus ventajas y efectos positivos.

Conseguir un entorno de impresión optimizado es uno de los objetivos principales de cualquier empresa, ya que los beneficios que puede aportar van más allá de la mera reducción de costes. Sin embargo, también es una meta que puede resultar complicada, sobre todo si no tenemos claro por dónde empezar.

El primer paso que deberás dar para crear un entorno de impresión eficiente y orientado a entornos corporativos es conocer el estado actual de tu empresa en sentido amplio y con esa información podrás determinar dónde debes actuar. Junto a ello es necesario descubrir las necesidades reales de cada grupo de trabajo, así como tener en cuenta las opciones que tienes y los costes que conllevarán, no sólo en el momento de su implantación sino también en los meses venideros.

Partiendo de esa base, hay una serie de pasos que te permitirán optimizar tu entorno de impresión:

Renueva tus equipos de impresión

Es un paso natural que podrás dar si sabes cómo imprime tu empresa, qué necesita cada departamento y grupo de trabajo, y tienes claros los costes de adquisición, integración y mantenimiento. Mantener equipos de impresión antiguos y obsoletos es una ineficiencia total que debes evitar ya que consumen más energía, presentan un mayor coste de propiedad y pueden no cubrir adecuadamente las necesidades de tu empresa.

Cuida las funciones avanzadas

Introducir impresoras con funciones avanzadas como la conexión WiFi y la impresión móvil puede ayudarte a incrementar la productividad de tu entorno de impresión, lo que a su vez tendrá efectos positivos en el flujo de trabajo en la empresa. También facilita su integración y te permitirá sacar más partido al BYOD.

Protege las impresoras

Las impresoras se han convertido en un equipo más de tu red de trabajo, tienen personalidad propia y por ello pueden ser el objetivo de ataques tanto internos como externos. Protegerlas es fundamental para lograr tu meta de crear un entorno de impresión optimizado.

Implanta medidas de fiscalización

Establecer medidas de control y de fiscalización te permitirá hacer un seguimiento del uso que se hace de las impresoras. Con esa información tendrás una base muy útil que permitirá descubrir posibles ineficiencias y ayudará a tomar las medidas apropiadas en el menor tiempo posible.

Utiliza consumibles originales

Los consumibles originales son un elemento clave para el correcto funcionamiento de la impresora. Han sido diseñados para trabajar en perfecta armonía con ella, y por tanto ofrecen una alta fiabilidad y una calidad de impresión profesional desde la primera hasta la última página.

Externaliza el mantenimiento

Si tras el proceso de integración la fase de mantenimiento se te hace cuesta arriba y tu departamento de TI está saturado deberías optar por externalizar al mantenimiento de tu entorno de impresión.

Más información

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