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Riesgos de los procesos documentales y de impresión en las empresas (I)

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Brother MFC-L3750CDW

La mayoría de las organizaciones confían en la impresión para gestionar procesos críticos para el negocio, lo que significa que puede ser la puerta de entrada a información valiosa, confidencial y sensible. De ahí que la seguridad de la impresión se esté convirtiendo en una gran preocupación para las empresas.

Los equipos de impresión y escaneado son cada vez más completos y avanzados, pero están expuestos a los mismos riesgos que un ordenador, obligando a las empresas a incluirlos en sus planes de seguridad. De hecho, según un estudio de Quocirca, el 59% de las empresas experimentaron pérdidas de datos en 2018, lo que supone un coste medio de 400.000 euros al año a las compañías europeas. Para hacer frente a este problema, Brother ha destacado cuatro riesgos principales a los que se enfrentan las empresas, así como las tecnologías o medidas que recomienda utilizar para evitar estos riesgos. He aquí los dos primeros:

Filtración accidental de información confidencial impresa

Normalmente, los puestos de trabajo no están al lado de los equipos de impresión que utilizan los empleados, por lo que existe el riesgo de que haya trabajos sin recoger con información sensible y confidencial expuestos al alcance de cualquiera. Para evitar esta amenaza, Brother propone su herramienta de Impresión segura, que protege la confidencialidad de los documentos a través de un código PIN, y la solución avanzada SecurePrint+, que almacena los documentos enviados a imprimir en un servidor central y que solo se imprimen al pasar una tarjeta NFC en el lector del equipo.

Otra medida es Active Directory de Windows, que restringe completamente el acceso físico a cualquier función del equipo, principalmente bloqueando a toda persona no autorizada. Para desbloquear el dispositivo y recuperar los documentos, es necesario autenticarse a través del usuario y contraseña que se haya creado previamente en Active Directory.

Filtración accidental de información confidencial digitalizada

Compartir documentos escaneados por email o cargándolos en una web supone un alto riesgo para la información más sensible, ya que ésta puede caer en manos de las personas equivocadas si se comete un mínimo error. Con el fin de abordar este reto, Brother recomienda convertir los documentos escaneados en un PDF Seguro, protegido con un código PIN, para que nadie pueda abrirlo sin permiso, o bien utilizarla función escanear a SFTP, el protocolo seguro de transferencia de archivos, que establece un flujo de datos privado y seguro.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.