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Minimiza los costes de impresión con unas políticas sencillas (y II)

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HP impresion gestionada

Los costes de impresión están asociados al consumo de papel y de toner o cartuchos de tinta. Estos son directamente proporcionales al uso que se haga de los equipos instalados para imprimir, ya que por escanear no se paga. Hay una serie de estrategias que te ayudan a limitar el coste global de impresión.

Poniendo en práctica unos sencillos consejos de ahorro podrás reducir tus gastos generales de impresión en un 40% o incluso más. He aquí el resto de consejos:

Utiliza la Vista Preliminar antes de imprimir

Merece la pena instruir a los usuarios para que utilicen la función de ‘Vista Preliminar’, sobre todo antes de imprimir documentos largos. De este modo, tienen la oportunidad de comprobar que el documento está configurado correctamente y que los elementos no se han desplazado o han desaparecido de la página. También merece la pena hablarles de la opción de ‘Autoajustar a la Página’ en la ventana de la impresora.

Cambia las fuentes

Las fuentes más grandes, densas y de más impacto utilizan mucho más tóner, especialmente si se imprimen a gran tamaño. La creación de plantillas que haga un uso más eficiente de las fuentes y tamaños para los documentos internos y externos podría ayudarte a ahorrar tinta o tóner y papel.

Usa la configuración de energía de la impresora

Debes mantener el equilibrio entre el ahorro de energía, el consumo de electricidad y el tiempo que la impresora necesita para calentarse, por lo que quizás debas configurarlas de forma independiente, aunque el esfuerzo merecerá la pena. Y si tus impresoras son antiguas y consumen 20W o más incluso en espera, apágalas completamente cuando no haya nadie en la oficina.

Se selectivo a la hora de imprimir

Debes enseñar a sus equipos a seleccionar páginas individuales o rangos de páginas para que, de este modo, no impriman páginas prácticamente en blanco o páginas con los términos y condiciones de un correo electrónico. Así te asegurarás de que solo imprimen el material que necesitan de una página web. Sería aún mejor que les enseñaras la opción de imprimir en PDF, las notas web de Microsoft Edge y aplicaciones o servicios como Pocket o OneNote, que se pueden utilizar para guardar información de una página web sin tener que imprimirla.

Utiliza la impresión pull

Constantemente quedan copias olvidadas en la bandeja de salida de la impresora. La impresión pull, que obliga a los usuarios a autentificar un trabajo en la misma impresora antes de imprimirlo, puede resolver este problema y se incluye en una amplia variedad de impresoras de oficina actuales. Si la tuya es una de ellas, inclúyela en tu política de impresión y te beneficiarás de importantes ahorros.

Más información

¿Cuál es el futuro del mercado de impresión? ¿Qué dispositivos o servicios son los más adecuados para las empresas o los usuarios finales? Si quieres obtener más información sobre un segmento en crecimiento puedes visitar las páginas de nuestros colaboradores: Brother y Canon.

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