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¿Por qué la oficina sin papel no es viable?

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Aunque es importante imprimir menos para disminuir el impacto medioambiental y los costes, todavía hay razones válidas por las que las impresiones son necesarias en el lugar de trabajo actual. De hecho, muchas empresas dependen demasiado de las copias impresas de los documentos como para renunciar a ellas.

La oficina, como la conocemos, se está transformando en una mezcla fluida entre el trabajo a distancia y en la empresa, o que ha influido decisivamente en cómo y por qué se imprimen documentos.

En sus desplazamientos, los trabajadores remotos a menudo cuentan con pantallas de tamaño más pequeño, lo que significa que la lectura y la revisión de documentos es cada vez más difícil. No siempre es posible utilizar un ordenador portátil, por lo que la opción obvia es imprimir todo lo necesario y llevarlo contigo para leerlo o presentarlo a los clientes. De hecho, los empleados se vuelven más dependientes de la impresión como forma de digitalizar documentos y hacerlos más accesibles.

Anteriormente, la tendencia de tener impresoras personales en el escritorio pasó a las impresoras compartidas de varios formatos. Esta pequeña barrera para la impresión instantánea hizo que su uso cayera en picado, pero el aumento de la tecnología móvil lo ha cambiado todo. Los dispositivos móviles son más frecuentes que nunca y con ellos ha llegado la capacidad de imprimir cualquier cosa mediante aplicaciones móviles. Esta facilidad con la que se puede imprimir desde cualquier lugar hace que la gente imprima más.

Por otra parte, el papel es cómodo, es real y tangible y da una sensación más fiable que una copia digital. Contratos, recibos y poder tener firmas "reales" son algunos de los valores percibidos del uso de documentos en papel, especialmente en determinados sectores. Por ejemplo, el 75% de las organizaciones de servicios financieros afirma que las firmas en papel eran la principal razón del uso de las impresiones.

Hay ciertos departamentos en todas las empresas que dependen de los documentos impresos para una serie de asuntos. La mayoría de las personas esperan la seguridad de un contrato físico cuando empiezan un nuevo trabajo, o el carácter tangible de una guía de presentación cuando llegan. Es difícil imaginar que departamentos como Recursos Humanos, Contabilidad y Jurídico no creen documentos impresos en los años venideros.

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