Organiza tu oficina doméstica apostando por la digitalización

Antes de empezar tu viaje hacia la digitalización, es importante disminuir el papel supérfluo, ya que ahorrarás tiempo y esfuerzos eliminando tus documentos en papel duplicados, desfasados o innecesarios. A continuación, hay que desarrollar un plan de digitalización, y tener en cuenta que necesitas cambiar la estructura de los documentos. Ten en cuenta cómo has estado archivando tus archivos en papel y piensa en que digitalizarlos podría optimizar este proceso.

Para organizar y gestionar tu sistema digital de archivado, Brother aconseja organizar por subcarpetas, organizando tus archivos con nombres consistentes, y creando subcarpetas con etiquetas o palabras clave. Puedes considerar que por ejemplo es más apropiado organizarlos por meses o crear subcarpetas en torno a una determinada tarea.

Tener ficheros digitales desorganizados puede ser tan frustrante como disponer de documentos físicos acumulados en las estanterías. Si ya no necesitamos determinados documentos o proyectos, llévate carpetas enteras – incluyendo las subcarpetas – a un directorio aparte. De esta forma podrás seguir accediendo a ellos, pero estarán fuera de la vista.

También es importante convertir la digitalización en una rutina. Escanea cada documento importante a medida que avanzas en tu viaje hacia la digitalización, y convierte esta acción en un nuevo hábito. Cuando hayas escaneado los documentos físicos, tíralos, a menos que sean absolutamente importantes, reciclándolos a ser posible.

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