Asegura tu red de impresoras contra amenazas físicas y cibernéticas (I)

Tu impresora podría ser la razón por la cual la información confidencial termina en manos equivocadas. La buena noticia es que puedes proteger tu impresora de amenazas físicas y cibernéticas. Todo lo que necesitas para lograr la seguridad de la impresora son algunas prácticas de seguridad sensatas, divididas en dos categorías: seguridad de documentos y ciberseguridad.

Seguridad de documentos

El 32% de los incidentes de seguridad de impresión son causados por usuarios internos, algo que no sorprende cuando se considera que el 80% de la información empresarial está disponible en forma impresa. Estas son algunas de las formas comunes en que los documentos son expuestos y los medios para ponerle remedio:

--Bandejas de salida: por lo general se acumula una pila de documentos en la bandeja de la impresora o copiadora, que está abierta al mundo, permitiendo a cualquier persona acceder a ellos. Para evitarlo, opta por dispositivos que requieren un código personalizado o una identificación para permitir que los documentos se impriman. Otra sugerencia es otorgar a los empleados que manejan documentos confidenciales una impresora dedicada.

-- Papeleras de reciclaje: es fantástico que cada vez más marcas adopten la sostenibilidad. Sin embargo, eso a menudo significa que el papel impreso se desecha y se expone en contenedores de reciclaje, y parte de ese contenido puede ser sensible. Puedes aplicar una política que imponga que los documentos pasen por una trituradora antes de acabar en la papelera de reciclaje. Este procedimiento puede ir más allá del área de la impresora para destruir cualquier documento en la oficina. Otro proceso útil es adquirir una papelera de reciclaje cerrada con una ranura para garantizar que los documentos no se puedan sacar.

-- Falta de una política de impresión de oficina: sin límites, cualquier cosa puede ir a cualquier parte. Esta es la razón por la que es tan importante una política de impresión de oficina, que ayuda a las empresas a controlar los costes, reducir el tiempo de inactividad de la impresora y mejorar la huella ecológica de una oficina.

Una política de impresión de oficina también puede crear estándares y hacer un seguimiento de la impresión. Estos son algunos ejemplos que puedes agregar a la política de impresión de tu oficina para reforzar la seguridad: asignar una impresora específica a cada empleado para hacer un mejor seguimiento; crear estándares de reciclaje o trituración; recordar a los administradores que actualicen el software de la impresora o antivirus, así como que revisen los firewalls; y asignar estratégicamente impresoras en diferentes ubicaciones, optimizando la impresión y evitando la congestión.

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