Riesgos a los que se ven expuestos los documentos impresos

El concepto de impresión segura conlleva proteger los documentos impresos en todas sus fases, desde la aplicación de origen hasta el dispositivo de impresión de destino, así como ofrecer determinados mecanismos que permitan realizar un seguimiento de los documentos impresos. Son varios los riesgos a los que se ven expuestos los documentos y varias las formas de combatirlos:

Tráfico de red

Si analizamos el proceso global de impresión, lo normal es que un archivo de impresión se envíe desde una aplicación o la estación de trabajo de un usuario a un servidor de impresión que lo redirige a la impresora de destino. El archivo de impresión se transmite mediante una red y, durante su viaje, los datos están en situación de riesgo. Una forma de evitar que los documentos que se transmiten mediante una red queden expuestos es cifrar los datos, para salvaguardar su contenido desde el momento de su envío hasta la entrega final.

Bandeja de salida

Cuando alguien imprime un archivo, lo normal es que el documento esté en la bandeja de salida de un dispositivo de impresión en cuestión de segundos. Por tanto, cuando el usuario que envió el trabajo de impresión llega a la impresora, el documento está a la espera de que el usuario lo recoja. Si hay otro usuario junto al dispositivo de impresión en ese momento, dicho usuario puede mirar el documento o incluso llevárselo. Para evitar que esto ocurra, muchas empresas están implementando soluciones de pull printing, que impiden que el documento se imprima hasta que el usuario se autentique en el dispositivo.

Impresión pull

El pull printing genera otro tipo de amenazas, ya que el hecho de que el documento que queda a la espera en el servidor de impresión pull print puede convertirlo en objeto de deseo de los hackers. Para proteger estos documentos, la solución de impresión pull debe permitir el cifrado de los datos en reposo; es decir, que los documentos permanezcan cifrados mientras están a la espera en el servidor

Documentos impresos

Cuando se imprime un documento, ya no hay forma de proteger la información, y es el usuario que imprime el documento el responsable de proteger dicha información. No existe forma de controlar el comportamiento de un usuario, pero sí que tenemos a nuestro alcance ciertas medidas con las que recordar a los usuarios lo necesario que resulta gestionar, proteger y eliminar correctamente los materiales impresos. Una forma fácil de que los usuarios de impresión sean conscientes de que están tratando información confidencial es añadir marcas de agua a la página impresa.

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