Mejoras que una buena gestión de la impresión aporta al negocio
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Demasiados negocios subestiman los costes implicados en mantener los sistemas de impresión en buen estado. De hecho, uno de cada 10 ni siquiera conocen cuáles son los dispositivos conectados a su red, y esa falta de conocimiento puede acabar costándoles mucho dinero, algo que pueden solucionar unos sólidos servicios de impresión.
Como si de un iceberg se tratara, lo que ven la mayoría de las empresas en su entorno de impresión es el 10% que sale a la superficie. Los servicios de impresión gestionados permitirían a los negocios gestionar sus necesidades en este ámbito, desempeñando un papel esencial a la hora de hacer que estos se mantengan tan productivos y eficientes como sea posible. Y, en la mayoría de los casos, no solo está en juego la productividad. Son cuatro los aspectos conflictivos que los negocios podrían evitar con una mejor gestión de la impresión:
Reducir las tareas del departamento de TI
Cuando algo falla en una impresora, el primer impulso es consultar al departamento de TI, que dedica un 15-20 por ciento de su tiempo a gestionar problemas de impresión, haciendo que se acumulen sus tareas y ralentizando su capacidad para resolver otros problemas, lo que, en general, frena la productividad de la empresa. Con los servicios de impresión gestionados, la asistencia técnica de TI puede centrarse en problemas donde se requieran sus habilidades, como migraciones software o mejoras en la eficiencia de los servidores, lo que aumenta la eficiencia, la productividad y la satisfacción del usuario.
Proteger todos los puntos de acceso
Mucha gente no se da cuenta de que las impresoras son terminales, de la misma forma que los PC, y necesitan estar igual de protegidas. Al fin y al cabo, las impresoras poseen discos duros, procesadores y sistemas operativos. Las empresas deben tomar medidas proactivas para tratar las preocupaciones en torno a la seguridad en la infraestructura de las impresoras y los documentos, y el proveedor de servicios de impresión gestionados (MPS) es un socio importante en este cometido. Los servicios de impresión gestionados mantienen a raya las infracciones y garantizan la fluidez de los flujos de trabajo.
Tener consumibles a mano
Las impresoras necesitan tóner, tinta y otros consumibles para funcionar correctamente. Quedarse sin alguno de ellos es, cuando menos, frustrante, y reponerlo es un proceso consume mucho tiempo y perturba el día de trabajo, sobre todo si toda la oficina se queda sin tóner. Los servicios de impresión gestionados ayudan a las empresas a reducir o eliminar el inventario de consumibles, al tiempo que garantizan que dichos elementos lleguen a la impresora justo a tiempo, antes de que el negocio tenga que enfrentarse a una impresora inactiva. Un proveedor de servicios de impresión gestionados llevará a cabo análisis predictivos de las máquinas, de forma que cuando un tóner llegue al 10% de su capacidad, enviará un nuevo cartucho o a un técnico que lo instale antes de que los empleados se preocupen.
Automatizar la entrega de documentos
La mayoría de las oficinas tienen impresoras en ubicaciones centrales. Se estima que entre el 40 y el 50% de las páginas enviadas a una red o grupo de impresoras quedan en el olvido, lo cual resulta en enormes costes innecesarios. Los documentos perdidos también son algo común, lo cual obliga a los empleados a ponerse a buscar las impresiones o imprimirlas por segunda vez, lo que supone de nuevo un gasto de tiempo y dinero. En lugar de volver al trabajo o terminar sus tareas, se ven obligados a descifrar en qué ha fallado la impresora. Los servicios de impresión gestionados hacen que los documentos lleguen a donde deberían llegar, en el momento justo.
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