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El futuro del papel en la nueva normalidad empresarial (y II)

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Los cambios que la pandemia de la COVID-19 impuso a las empresas, entre ellos el obligar a muchos empleados a trabajar desde casa, ponen en relieve la necesidad de procesos empresariales automatizados. Sin embargo, el papel juega un papel fundamental en el avance de los ámbitos empresariales.

Según IDC, son varios los factores clave que determinan la transición de un documento de papel a formatos digitales. Los factores para el uso del formato en papel es que van dirigidos a un público externo, son muy personalizados, en poca cantidad y son de gran valor para el receptor. En cambio, los factores para el uso de la electrónica es que van orientados a un público interno, su diseño es repetitivo, en gran cantidad y son de poco valor para el receptor.

Las organizaciones consideran que los documentos internos utilizados sólo por los empleados son más fáciles de digitalizar. Pero, lamentablemente, muchas organizaciones carecen de los recursos necesarios para llevar a cabo la transformación digital. Además, la mayoría de las pymes no pueden permitirse soluciones de software muy costosas, y tampoco cuentan con los trabajadores capacitados para implementar soluciones complejas. En consecuencia, la mayoría de las organizaciones seguirán funcionando como de costumbre.

Pese al avance de la transformación digital en las organizaciones, la impresión es vital. Los documentos en papel pueden compartirse fácilmente entre personas de cualquier edad y pueden presentarse independientemente de la tecnología disponible. Además, las normas sociales no han adoptado plenamente la entrega digital de documentos importantes. Algunas personas confían menos en los documentos digitales, y albergan la preocupación de que esos documentos puedan ser alterados o incluso fraudulentos.

Por lo tanto, el papel juega un papel fundamental en el avance de los ámbitos empresariales. Si las organizaciones eliminan el papel de los procesos internos, los clientes prefieren recibir los documentos importantes en papel. Las comunicaciones impresas actúan, además, como una llamada a la acción para que el cliente responda. Un documento impreso es más difícil de ignorar que un correo electrónico.

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