La importancia de la seguridad en equipos de impresión compartidos

Una de las herramientas del día a día que más suele utilizarse en común es la impresión. Sin embargo, el uso compartido de este dispositivo es uno de los aspectos qué más recelo puede despertar entre los trabajadores. No sólo porque hay que extremar las medidas de distanciamiento e higiene debido a la pandemia, sino porque que no todos los usuarios hacen el mismo uso de los recursos de la impresora, por la que además pasan documentos que pueden ser sensibles o confidenciales. Para evitar estos inconvenientes, existen soluciones que los resuelven para así poder imprimir con tranquilidad, fácilmente y con seguridad.

Brother ofrece diferentes soluciones que permiten aumentar la seguridad a la hora de usar nuestro dispositivo de impresión. Por un lado, están las funciones de bloqueo de seguridad, las cuales restringen el acceso a determinadas funciones o características de los equipos. De esta manera, solo das acceso a las funciones que están permitidas para el usuario y puedes llevar el control de lo que puede hacer cada uno.

Por otro lado, está Secure Socket Layer (SSL), una especificación que protege los documentos mediante la encriptación de la información, evitando accesos indeseados a la misma. Un estudio de 2016 revelaba que alrededor de un 60% de los ciberataques se producen a través de las impresoras, por lo que incorporar esta opción en un entorno por donde circula una gran cantidad de información se vuelve muy necesario para conservar la confidencialidad.

Otras de las funcionalidades de seguridad es la de impresión segura, que permite la impresión de documentos confidenciales protegiéndolos mediante un código PIN. Esta solución permite asegurar que tu información confidencial se imprimirá cuando llegues a la impresora y marques el código. Así será más complicado que caiga en manos externas o pueda mezclarse con los trabajos de impresión de otros trabajadores.

Otra variante de esta opción es la identificación por NFC. Cuando se imprime un documento con información confidencial y por algún motivo no se recoge en el momento, aumenta el riesgo potencial de que la información sea filtrada.  Esta solución es perfecta para organizaciones que manejan datos sensibles y es necesario garantizar la privacidad, ya que permite a través de una tarjeta de autentificación NFC, imprimir los documentos solo cuando el usuario esté listo para recogerlos de la impresora, al igual que con el método de PIN.  De esta manera, se evita que los documentos más confidenciales no se impriman hasta que se esté físicamente delante del dispositivo. Y además, solo imprimirán en el dispositivo las personas que estén autorizadas.

Por otro lado, el uso de una tarjeta de autentificación permite establecer cuotas de impresión o tener un mayor conocimiento sobre el gasto de impresión de cada usuario. Además, al recoger los documentos en el momento de ser impresos, puede reducirse la cantidad de archivos que se olvidan en la impresora, reduciendo costes de impresión.

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