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Aprovecha el regreso a la oficina para hacer limpieza

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LRS gestion documental

Si no lo necesitas, deshazte de él. Esto se puede aplicar tanto en casa como en nuestras oficinas. Ahora que muchos retornan al entorno de trabajo, es aconsejable que se deshagan de sus servidores de impresión, archivos mainframe, impresoras USB o máquinas de fax, señala LRS.

La pausa impuesta por la pandemia del COVID-19 fue una oportunidad para hacer balance y hacer algo de limpieza antes de que las cosas comenzaran a avanzar nuevamente. En el aspecto personal, muchos de nosotros nos dedicamos a deshacernos de las cosas que ya no eran necesarias. Ahora que volvemos a las oficinas, podemos aplicar esa máxima al ámbito profesional, desprendiéndonos de aquellos que realmente ya no necesitamos. En el entorno de impresión, LRS señala cuatro elementos que son totalmente prescindibles:

1. Servidores de impresión

Algunos todavía ven los viejos servidores de impresión como una solución más que como un problema. Pero los beneficios que ofrecen los servidores de impresión Windows son minúsculos en comparación con los dolores de cabeza que han estado causando durante décadas, especialmente en entornos complejos con SAP y otras aplicaciones de back-end. ¿La impresión no funciona correctamente? Pon otro servidor. ¿Todavía no es lo suficientemente rápido o no funciona como debería? ¡Agrega otro! El resultado real es un coste añadido y una complejidad creciente.

Una solución mucho mejor es ir sin servidor, ya sea trasladando la administración de impresión a la nube o implementando una solución de impresión IP directa. Esto nos deja con una infraestructura de impresión organizada, estructurada, rentable y completamente administrada sin el dolor que conlleva una multitud de servidores de impresión Windows.

2. Archivos de mainframe

Si bien muchas empresas tienen la intención de conservar sus aplicaciones de mainframe, acceder a los datos almacenados allí es un verdadero desafío. Algunos sienten una sensación de seguridad al saber que todos los datos aún están donde siempre han estado. Pero recuperar un documento del mainframe es un problema, porque los dispositivos móviles y los portátiles leen datos en PDF y otros formatos de archivo modernos, no en los formatos heredados en los que se generaron originalmente los documentos.

Un esfuerzo de modernización de archivos puede salvar la brecha entre las aplicaciones heredadas y los sistemas de TI modernos. Una vez que se completa un esfuerzo de modernización, todos y cada uno de los documentos se pueden recuperar, compartir, imprimir y almacenar en minutos en cualquier dispositivo. De hecho, la modernización de archivos puede ser la mayor oportunidad de "limpieza", seguida de cerca por la eliminación del servidor de impresión. Ambas son empresas complejas pero representan ahorros significativos.

3. Impresoras USB

Algunas personas están tan decididas a mantener un dispositivo personal que simplemente no pueden separarse de ellos. Pero estas impresoras no tienen nada que ver con las impresoras de red avanzadas con sus bajos costes por página y multitud de funciones. Si encuentras una impresora USB en su oficina, dónala a un museo local, ya que muy pronto se extinguirán.

4. Dispositivos de fax

Dado que la mayoría de las impresoras multifunción también vienen con funcionalidad de fax, realmente no hay necesidad de dispositivos de fax independientes. Es más, existe un número creciente de soluciones que hacen que el fax sea redundante incluso en aquellas industrias que solían depender en gran medida de esta tecnología (atención médica, legal, logística, fabricación). La máquina de fax se está volviendo obsoleta, al igual que las impresoras USB.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de LRS.

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