Es preciso proteger todas las etapas del ciclo de vida de la información

Las empresas deben considerar todos los aspectos sobre cómo y dónde se utilizan, procesan y comparten los datos. Esto significa no solo proteger los sistemas digitales internos, sino también las copias impresas y en papel, que pueden representar con demasiada frecuencia el eslabón débil. De hecho, según datos de Quocirca, en 2019 el 59% de las organizaciones sufrió al menos una pérdida de datos relacionada con los documentos impresos.

Incluso antes de que se implantase el teletrabajo, el ciclo de vida de los documentos era largo y a menudo complejo, lo que se traduce en múltiples puntos débiles. Los datos creados o capturados digitalmente a menudo se almacenan en múltiples lugares o se procesan varias veces. La transferencia insegura de datos entre los equipos de los usuarios, el almacenamiento en la nube y los dispositivos finales, como las impresoras, pueden crear múltiples vulnerabilidades, junto con el riesgo de que los documentos impresos físicamente caigan en manos equivocadas, ya sea por accidente o de forma malintencionada.

A medida que los desarrollos globales llevan a más gente a trabajar desde casa, es más vital que nunca que el personal sea capaz de compartir información de forma segura entre los dispositivos periféricos y la nube. Las empresas deben garantizar la seguridad coherente de los datos en todas las etapas del ciclo de vida de la información, que son tres:

•Impresión: asegurar el proceso desde el envío de los documentos a imprimir hasta la salida del documento impreso en el dispositivo. Prevenir las brechas de datos protegiendo los dispositivos de impresión conectados a la red y asegurando todas las actividades de los usuarios relacionadas con la impresión.

•Captura: asegurar la digitalización de los documentos en papel y su distribución al destino deseado. Mejorar la seguridad de los documentos controlando el acceso a las funciones de escaneado y protegiendo los documentos digitalizados.

•Procesamiento de documentos y contenidos: asegurar el almacenamiento de documentos, ya sea a través de aplicaciones locales o en la nube. Garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos y reforzar las medidas de seguridad para los documentos y contenidos.

Para garantizar una seguridad coherente en todas estas etapas del ciclo de vida de la información, las empresas deben incorporar la seguridad en las estructuras, procesos y prácticas de trabajo cotidianas.

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