Proteger la impresión es clave para reforzar la seguridad de la información
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La transferencia insegura de datos entre los equipos de los usuarios, el almacenamiento en la nube y los dispositivos finales, como las impresoras, pueden crear múltiples vulnerabilidades, junto con el riesgo de que los documentos impresos físicamente caigan en manos equivocadas, ya sea por accidente o de forma malintencionada.
Muchas empresas piensan que la ciberseguridad solo concierne a las operaciones digitales, pero las amenazas externas no se limitan al mundo digital y, para proteger la información a lo largo de todo su ciclo de vida, es vital pensar de forma integral, incluyendo las copias impresas y en papel, que pueden representar el eslabón débil. De hecho, según datos de Quocirca, en 2019 el 59% de las organizaciones sufrió al menos una pérdida de datos relacionada con los documentos impresos.
Incluso antes de que se implantase el teletrabajo, el ciclo de vida de los documentos era largo y a menudo complejo, lo que se traduce en múltiples puntos débiles. Los datos creados o capturados digitalmente a menudo se almacenan en múltiples lugares o se procesan varias veces. Ahora, con más gente trabajando desde casa, es más vital que nunca que el personal sea capaz de compartir información de forma segura entre los dispositivos periféricos y la nube, para lo que las empresas deben incorporar la seguridad en las estructuras, procesos y prácticas de trabajo cotidianas.
Por un lado, es preciso asegurar el proceso desde el envío de los documentos a imprimir hasta la salida del documento impreso en el dispositivo. Hay que prevenir las brechas de datos protegiendo los dispositivos de impresión conectados a la red y asegurando todas las actividades de los usuarios relacionadas con la impresión.
Por otro lado, para asegurar la digitalización de los documentos en papel y su distribución al destino deseado hay que controlar el acceso a las funciones de escaneado y proteger los documentos digitalizados. Finalmente, hay que asegurar el almacenamiento de documentos, ya sea a través de aplicaciones locales o en la nube, garantizando el cumplimiento de las normas de protección de datos y reforzando las medidas de seguridad para los documentos y contenidos.
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