Qué tener en cuenta al adquirir una impresora para trabajadores en remoto

La crisis sanitaria provocada por la COVID-19 ha obligado a las empresas a adaptar su percepción sobre las soluciones de impresión, ante la necesidad de facilitar este proceso a sus empleados, independientemente de la ubicación de los mismos. Brother considera que son cinco los aspectos que los departamentos de tecnología deben considerar para proporcionar la mejor solución de impresión a los entornos de teletrabajo:

--Simplicidad. El empleado medio no es un experto en informática, por lo que debería ser una prioridad reducir la complejidad técnica de la instalación, la resolución de problemas y el mantenimiento de la impresora. El que los empleados tengan menos cosas de las que preocuparse ayuda a evitar la pérdida de tiempo en llamadas al equipo de soporte, así como el tiempo de inactividad. Eso es lo que se obtiene al contratar una solución de impresión hiperdistribuida, que aporta todo lo que se necesita para que los trabajadores sigan siendo productivos. Además del hardware, permite monitorizar, incluso a distancia, la instalación y la solicitud y entrega automática de consumibles, y tiene la capacidad de identificar y solucionar problemas en remoto, haciendo la vida más fácil y segura para todos.

--Uso del espacio. Con empleados adaptando sus hogares en espacios de trabajo, elegir soluciones de impresión que se adapten perfectamente a los mismos es más importante que nunca. Es imprescindible tener en cuenta que las personas que van a trabajar desde casa no necesariamente requieren soluciones con especificaciones avanzadas, y muchas de ellas pueden tener dificultades de espacio. Los equipos compactos ayudarán a aprovechar al máximo el espacio disponible. Garantizar un equilibrio entre las limitaciones de espacio de los usuarios y sus expectativas en materia de funcionalidades puede llevar más tiempo a corto plazo, pero, a largo plazo, mejorará la satisfacción de los empleados.

--Sostenibilidad. Las compañías generalmente solo evalúan la sostenibilidad de su impresora durante la parte operativa de su ciclo de vida, porque es ahí donde se producen los costes importantes (consumibles y energía). Pero la clave para marcar la verdadera diferencia es asegurarse de que el equipo que proporcionen a sus empleados es óptimo para el trabajo que se está realizando. En base a esto, las empresas deben preguntarse: ¿Esta impresora se ha fabricado de forma sostenible? ¿Ofrece mi proveedor la recogida y reciclaje gratuitos de cartuchos de tóner? ¿Y se encargarán de desecharlos de acuerdo con la directiva de la UE sobre residuos de aparatos eléctricos y electrónicos?

--Seguridad. La seguridad de los datos es esencial, pero es fácil olvidar que las impresoras deben ser tan seguras como el resto de los dispositivos conectados a la red corporativa. Dado que es poco probable que las redes domésticas de los trabajadores tengan el mismo nivel de seguridad que a nivel empresarial, hay que tener cuidado de no ofrecer una entrada trasera a la red, que de otro modo sería segura. Por ello, la elección de soluciones con características de seguridad de alto nivel – como la encriptación de extremo a extremo –, ayudará a resolver dichas preocupaciones. También hay que proporcionar a estos trabajadores la capacidad de eliminar de forma segura documentación confidencial.

--Coste. Configurar las impresoras para que funcionen de forma más económica es una manera sencilla de reducir costes. Por ejemplo, activar el modo suspensión en las configuraciones reduce el consumo de energía si una impresora no se utiliza, y también se puede reducir la cantidad de tóner y papel que se utiliza ajustando la configuración de la impresora, como bajar la calidad de impresión, imprimir en escala de grises o imprimir varias páginas en una sola. Invertir en un servicio gestionado de impresión hace que sea fácil rastrear el uso de la impresora, ayudando a identificar las áreas donde puede optimizar la impresión y conseguir esos importantes beneficios en cuanto a costes y eficiencia. Con los servicios gestionados de impresión, no solo se puede limitar el uso para gestionar el gasto, sino también podría cubrir el mantenimiento para eliminar los costes imprevistos si un dispositivo deja de funcionar.

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