Recurre a tu proveedor para cubrir las necesidades de seguridad de impresión

Actualmente, menos de un tercio de las empresas dicen estar ‘muy seguras’ de que su infraestructura de impresión incluye medidas de seguridad suficientes, mientras que el 53% piensan que tienen la seguridad adecuada en sus equipos de hardware.

Gran parte del problema radica en que las empresas no han definido claramente responsabilidades sobre la seguridad de la impresión para garantizar que los dispositivos están bien protegidos y pueden resistir amenazas.  Así como la seguridad del equipo, las brechas de seguridad de los datos son también de vital importancia. También la cooperación de todos los empleados es necesaria para minimizar riesgos.

Incluso teniendo una definición clara de las responsabilidades dentro de las empresas, contar con los suficientes conocimientos para manejar la seguridad de la impresión de forma eficiente es aún un reto importante. Como señala Brother en su informe “Mantener un entorno de impresión seguro”, las empresas deberían tratar de confiar en sus proveedores de impresión, si bien es poco probable que los decisores conozcan bien o sepan qué proveedores de tecnología de impresión pueden cubrir mejor sus necesidades de seguridad. En este sentido, Brother propone varias soluciones:

• Con la función “Bloqueo seguro de funciones” se restringe el acceso a determinadas funciones de la impresora y es el administrador del dispositivo quién se encarga de personalizar los accesos a las funciones de impresión, copia, escaneado y fax por usuario y establecer límites de impresión. Cuando el usuario necesite utilizar la impresora tiene que identificarse, por ejemplo, con un PIN y solo tendrá acceso a las funciones autorizadas por el administrador.

• La función “Impresión segura” permite retener los trabajos de impresión hasta introducir la contraseña correcta en el equipo. De este modo, los documentos confidenciales no se quedarán en la bandeja de salida del equipo. Al imprimir un documento sensible los usuarios podrán seleccionar la función de impresión segura, y se les pedirá un código de cuatro dígitos. Este código será el que deberán teclear en la impresora para poder liberar el documento, retrasando la impresión hasta que el usuario se encuentre físicamente frente al equipo.

• Secure Print+ es una solución avanzada que garantiza que todos los trabajos se impriman cuando el usuario pasa una tarjeta de identificación sobre la impresora y libera la impresión. Funciona a través de Near Field Communication (NFC) y está vinculado a un número único por cada empleado, que no necesita recordar un código PIN para liberar los trabajos de la impresora. Permite configurar el dispositivo para que los documentos se eliminen automáticamente, transcurrido un periodo de tiempo concreto.

• La Impresión Segura en la Nube (Cloud Secure Print), es una solución que permite imprimir con una impresora Brother (compatible con la solución), a cualquier usuario externo a la organización de manera confidencial y sin complicaciones. Solo el usuario tiene acceso al documento que envía a la nube, manteniendo la confidencialidad de la información y, una vez impreso, es eliminado.

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