Una buena gestión de consumibles de impresión es esencial para un buen ahorro
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Ya sean pequeñas o grandes, todas las empresas tienen que asumir determinados gastos que se relacionan con la actividad que realizan, y uno de esos gastos son los consumibles de la impresora. Optimizar los recursos es siempre la mejor forma de tener a raya las facturas de suministros.
Una empresa tiene que enfrentarse a distintos gastos relacionados con las tareas que emprende, y los consumibles forman gran parte de las facturas mensuales de una empresa. Es por ello, que cuidar esos gastos es muy recomendable.
Uno de los problemas que hacen que una empresa tenga gastos en consumibles y suministros mucho más allá de lo normal es la impresión dispersa en los distintos departamentos de una empresa. Cada empleado y cada departamento o equipo de trabajo tiene unas necesidades distintas a la hora de imprimir. Cuando esto ocurre es muy difícil controlar estos gastos debido a que en ocasiones no sabemos de qué departamento proviene y los motivos por los que se imprime, por ejemplo. En muchas ocasiones la impresión centralizada es la opción.
Actualmente hay una gran cantidad de equipos de impresión multifuncionales mediante los cuales puedes controlar esta actividad. Con las impresoras actuales no sólo puedes saber quién da la orden de imprimir, el tipo de papel que utiliza, el formato en que imprime y si lo hace en monocromo o color, sino también restringir el acceso a determinadas funciones y establecer límites de impresión. Así, cuando el usuario necesite utilizar la impresora tiene que identificarse, por ejemplo, con un PIN y solo tendrá acceso a las funciones autorizadas por el administrador. A través de estas funcionalidades se puede reducir la cuantía de la factura.
Otra forma de ahorrar en consumibles es optar por el renting. Mediante esta estrategia pagas solo por las páginas que has impreso y según la forma de impresión que hayas escogido. Sin embargo, no debes olvidar que, si escoges el renting, además de los suministros, lo ideal es contratar el mantenimiento y la asistencia técnica, ante cualquier problema que pueda surgir con tu impresora.
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