Cómo garantizar que la seguridad de los documentos no se pase por alto

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El riesgo de que los datos corporativos se filtren desde una oficina o un lugar de trabajo remoto podría tener enormes implicaciones, por lo que es importante ayudar al personal a saber cómo proteger adecuadamente sus dispositivos, incluyendo las impresoras, y cómo reconocer posibles amenazas de seguridad.

Si bien la mayoría de los empleados han estado trabajando de forma remota durante los últimos meses debido a la pandemia global, las empresas necesitan tener la confianza de saber que los documentos corporativos se encuentran protegidos. Las organizaciones, naturalmente, tienen menos control físico sobre dónde se han almacenado los datos relacionados con el trabajo.

Dado que los empleados pueden llevarse a casa los dispositivos propiedad de la empresa, como impresoras y portátiles, los empleadores deben asegurarse de saber qué datos se almacenan en qué dispositivos y los miembros específicos del personal que tienen acceso a la información y los registros compartidos de los empleados a través de estos dispositivos. Este elemento de almacenamiento de datos tiene el potencial de causar importantes brechas de datos dentro de su organización, especialmente si los empleados están utilizando su impresora doméstica común o compartida para enviar y recibir documentos relacionados con el trabajo.

Para garantizar que la organización y su personal están adoptando el enfoque correcto hacia la seguridad de los documentos y los datos, hay una serie de cosas que los trabajadores deben hacer o otras que deben evitar, independientemente de si desarrollan su labor en el hogar o en un entorno híbrido:

-Encriptar los archivos y asegurarse de que se almacenan de manera responsable.

-Asegurarse de que se sigue la gobernanza de datos para no incumplir el Reglamento General de Protección de Datos.

-Conocer los riesgos y obligaciones en lo respecta a asegurar los datos.

-No dejar ningún documento desatendido.

-No guardar trabajo relacionado con documentos confidenciales en lugares desconocidos o unidades de almacenamiento personales.

-No usar dispositivos o impresoras personales para tareas relacionadas con el trabajo.

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