Una empresa pública ecuatoriana racionaliza sus recursos de impresión

Con una población de más de 2,2 millones de habitantes, Quito, capital de la República del Ecuador, está inmersa en un proceso de desarrollo y modernización que ha llevado a realizar importantes inversiones en obras públicas. La Empresa Pública Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas (EPMMOP) centra su ámbito de competencia en diseñar, planificar, construir, mantener, operar y, en general explotar la infraestructura de vías y espacios públicos en el Distrito Metropolitano de Quito.

EPMMOP vio como el crecimiento de la actividad de obras públicas tenía su reflejo en el aumento de la actividad de impresión, fotocopiado y escaneo, así también en el número de incidencias. La entidad se enfrentaba a todo un conjunto de problemas, desde un elevado consumo de suministros, hasta la frecuente falta de operatividad de equipos, pasando por un control mínimo del volumen de impresión y fotocopiado, el retraso en la dotación de consumibles, tiempos altos en la solución de incidencias por la diversidad de los modelos en uso y la carencia de repuestos.

“El parque de impresión había quedado en gran parte obsoleto y disponíamos de un universo de marcas muy diverso, complicando bastante la administración y el mantenimiento del servicio de impresión”, explica Henry López, director de Tecnología de la Información EPMMOP. “Además, el ser una empresa pública nos obliga a ser muy minuciosos en el cumplimiento de la normativa legal, y entre ellos los procedimientos de compras, siguiendo procesos separados para cada uno de los diferentes aspectos que afecta a un servicio de impresión. Las compras no se podían sincronizar bien, lo que dificultaba el soporte administrativo y técnico. Además, encontramos impresoras que ni siquiera estaban registradas en los servidores de impresión, complicando la gestión, administración y control”.

EPMMOP empezó a trabajar buscando una solución completa, consolidada, una solución estandarizada que permitiera optimizar los procesos de impresión, fotocopiado y escaneo, y que ofreciera a los empleados un servicio acorde a sus necesidades laborales actuales. Una solución dotada de soporte, herramientas de control, que incluyera el mantenimiento preventivo y correctivo, gestión del reemplazo de suministros, que les descargará de trabajo a la dirección de tecnología tanto en su administración, como en la liberación de recursos técnicos. “Nuestra decisión fue la mejor, al contar con HP y el soporte de su socio estratégico Akros Soluciones Tecnológicas”, apunta López.

EPMMOP dispone ahora de una flota de dispositivos estandarizada con menos modelos, lo que le permite simplificar la gestión de las impresoras y una asistencia técnica más eficiente. HP MPS satisface todas las necesidades de impresión de EPMMOP gracias a una combinación de dispositivos HP Enterprise LaserJet e impresoras HP PageWide. Los equipos HP LaserJet Enterprise Flow MFP están optimizados para escaneo e incluyen sistemas de reconocimiento óptico de caracteres, mientras que las impresoras dotadas de tecnología PageWide ofrecen una alta calidad y alta productividad a un coste competitivo, tanto en blanco y negro como en color.

“La mejora de la eficiencia y los ahorros ha sido algo inmediato”, reconoce Henry López. “Ya en un primer momento notamos unos ahorros del 40% de los costos de repuestos y consumibles. Pero hemos tenido también unas eficiencias de otro 20% derivadas de disponer de un mejor control de la impresión y de los usos. Hemos logrado reducir el uso promedio de las impresoras y concientizar a los empleados en la utilización de las buenas prácticas”.

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