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Aspectos conflictivos que se pueden evitar con una mejor gestión de la impresión

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HP MPS impresion servicio

Como con un iceberg, lo que ve la mayoría de los clientes en su entorno de impresión es el 10% que sale a la superficie, pero ese 90% restante son deficiencias de las que ni siquiera se es consciente. La mejor forma de no hundirse por el iceberg de las impresoras es adoptar un plan de servicios de impresión gestionados.

La gran mayoría de los negocios subestiman los costes implicados en mantener los sistemas de impresión en buen estado. De hecho, 1 de cada 10 ni siquiera conoce cuáles son los dispositivos conectados a su red, y esa falta de conocimiento puede acabar costando mucho dinero. HP repasa cuatro aspectos conflictivos que los negocios podrían evitar con una mejor gestión de la impresión:

Reducir el trabajo del departamento de TI

Cuando algo falla en una impresora, nuestro primer impulso es consultar al departamento de TI, el cual dedica entre un 15 y un 20% de su tiempo a gestionar problemas de impresión, haciendo que se acumulen sus tareas y ralentizando su capacidad para resolver otros problemas. Y, en general, esto frena la productividad de la empresa.

Con los servicios de impresión gestionados, la asistencia técnica de TI puede centrarse en problemas donde se requieran sus habilidades, es decir, en tareas estratégicas como migraciones de nuevas integraciones de software o mejoras en la eficiencia de los servidores, lo que aumenta la eficiencia, la productividad y la satisfacción del usuario.

Asegurar todos los puntos de acceso

Un estudio de Ponemon Institute revela que las impresoras suponen uno de los principales riesgos de seguridad. Mucha gente no se da cuenta de que las impresoras son terminales, de la misma forma que los PC, y necesitan estar igual de protegidas. Al fin y al cabo, las impresoras poseen discos duros, procesadores y sistemas operativos.

Las empresas deben tomar medidas proactivas para tratar las preocupaciones en torno a la seguridad en la infraestructura de las impresoras y los documentos, y el proveedor de servicios de impresión gestionados debería considerarse un socio importante en este cometido. Los servicios de impresión gestionados mantienen a raya las infracciones y garantizan la fluidez de los flujos de trabajo.

Nunca te quedes sin consumibles

Las impresoras requieren cuidados para garantizar que el tóner, la tinta, los fusores y otros materiales funcionan correctamente. Quedarse sin alguno de estos consumibles es, cuando menos, frustrante, y hasta desastroso.

Los servicios de impresión gestionados ayudan a las empresas a reducir o eliminar los consumibles de la impresora y el inventario de tóner al tiempo que garantizan que dichos elementos lleguen a la impresora justo a tiempo, antes de que el negocio tenga que enfrentarse a una impresora inactiva.

Automatizar la entrega de documentos

A día de hoy, la mayoría de las oficinas tienen impresoras al final del pasillo o en ubicaciones centrales, y entre el 40 y el 50%de esas páginas enviadas a una red o grupo de impresoras quedan en el olvido, lo cual resulta en enormes costes innecesarios. Los documentos perdidos también son algo común, y obliga a los empleados a ponerse a buscar las impresiones o imprimirlas por segunda vez, lo que supone de nuevo un gasto de tiempo y dinero.

Los servicios de impresión gestionados hacen que los documentos lleguen a donde deberían llegar, en el momento justo. Un entorno de impresión gestionado incorpora procesos de documentación seguros y gestionados, garantizando que no se pierdan los trabajos y que acaben en buenas manos.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de HP.