Ventajas de usar una impresora compartida (I)
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Las impresoras compartidas se han convertido en una solución ideal para cubrir las necesidades de impresión de grupos de trabajo y departamentos y han logrado poner punto y final a la idea de que cada trabajador debe disponer de su propia impresora. HP explica cómo acertar en su elección.
Con las impresoras compartidas es posible utilizar una única máquina para cubrir las necesidades de un grupo de diez, quince o incluso treinta empleados, con todas las ventajas que esto conlleva frente al modelo individual. Aplicado a esos mismos ejemplos el modelo de impresora individual habría supuesto adquirir varias soluciones diferentes. Así, el modelo de una impresora para cada trabajador no es eficiente y que puede suponer un gran lastre para cualquier empresa.
Las impresoras compartidas son la mejor opción a día de hoy, pero, como señala HP, a la hora de apostar por ese modelo en nuestra empresa debemos tener en cuenta una serie de claves que nos permitirán acertar en la adopción del mismo.
Lo primero que debemos hacer es elegir qué modelos vamos a utilizar en cada grupo o departamento de trabajo. Es un paso fundamental del que dependerá que las impresoras se adapten adecuadamente a las necesidades de esos grupos y departamentos. Según HP, son tres los principales criterios de decisión:
--Necesidades de impresión. Debemos valorar en conjunto las necesidades reales de impresión de todos los que van a utilizar esa impresora compartida. En este punto se incluye el volumen de impresión mensual y todo lo relacionado con los trabajos y formatos de impresión.
--Funciones de seguridad y gestión. En las impresoras compartidas el uso de funciones de impresión segura y de herramientas de gestión es fundamental. Las herramientas de seguridad permitirán establecer sistemas de autenticación que eviten que documentos y datos de acceso restringido puedan acabar en manos de trabajadores no autorizados. Por su parte, las herramientas de gestión ayudarán al departamento de TI a controlar el uso que se hace de una impresora compartida.
--Impresión móvil y conectividad inalámbrica. Son dos características básicas que ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de una impresora compartida dentro de un grupo de trabajo o de un departamento. La conectividad WiFi ofrece una mayor libertad para colocar la impresora en una zona céntrica y de fácil acceso para todos los trabajadores que deban utilizarla, que a su vez podrán imprimir cómodamente desde cualquier lugar de la empresa gracias a la impresión móvil.
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