Pautas para adoptar un modelo de impresoras compartidas
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El modelo de una impresora para cada trabajador no es eficiente y puede suponer un gran lastre para cualquier empresa. Las impresoras compartidas son la mejor opción a día de hoy, pero a la hora de apostar por ese modelo en tu empresa debes tener en cuenta una serie de claves que te permitirán acertar en la adopción del mismo.
Con las impresoras compartidas es posible, por ejemplo, utilizar una única máquina para cubrir las necesidades de un grupo de diez, quince o incluso treinta empleados, con todas las ventajas que esto conlleva frente al modelo individual. A la hora de adoptar este modelo, lo primero que debes hacer es elegir qué modelos vas a utilizar en cada grupo o departamento de trabajo. Es un paso fundamental, ya que de él dependerá que las impresoras se adapten adecuadamente a las necesidades de esos grupos y departamentos.
Son tres los principales criterios de decisión:
1.Necesidades de impresión., Debes valorar en conjunto las necesidades reales de impresión de todos los que van a utilizar esa impresora compartida. En este punto se incluye el volumen de impresión mensual y todo lo relacionado con los trabajos y formatos de impresión.
2.Funciones de seguridad y gestión. En las impresoras compartidas el uso de funciones de impresión segura y de herramientas de gestión es fundamental, ya que van a ser utilizadas por diferentes empleados y puede que no todos tengan el mismo rango ni el mismo acceso a los documentos y a la información restringida. Las herramientas de seguridad permitirán establecer sistemas de autenticación que eviten que documentos y datos de acceso restringido puedan acabar en manos de trabajadores no autorizados, mientras que las herramientas de gestión ayudarán al departamento de TI a controlar el uso que se hace de una impresora compartida.
3.Impresión móvil y conectividad inalámbrica. Son dos características básicas que ayudan a mejorar la productividad y a simplificar la integración de una impresora compartida dentro de un grupo de trabajo o de un departamento. Gracias a la conectividad WiFi tendrás una mayor libertad para colocar la impresora en una zona céntrica y de fácil acceso para todos los trabajadores que deban utilizarla. Estos a su vez podrán imprimir cómodamente desde cualquier lugar de la empresa gracias a la impresión móvil.
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