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Cómo lograr una impresión segura y cumplir con la normativa

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El tema de la seguridad de los datos ha estado muy presente en las noticias, principalmente desde la introducción del RGPD, que exige que cualquiera que trate los datos adopte medidas proactivas para proteger la información del acceso de partes no autorizadas. Cuando se trata de documentos, la seguridad de la impresión resulta vital.

Han corrido ríos de tinta sobre la protección de los datos y el ciclo de vida de la información. En muchas ocasiones, la prioridad ha sido proteger las bases de datos y limitar el acceso a la red, pero se debe pensar en todos los aspectos de la seguridad de la información, justo desde el momento en que se crea un documento. Puede tratarse de una factura de un cliente o una confirmación de envío, si contiene datos de identificación personal, se debe transmitir en formato cifrado para evitar que la información pueda interceptarse durante el proceso de captura de la impresión. Dentro del cumplimiento normativo, proteger los datos en movimiento durante el proceso de captura de la impresión es un paso necesario, aunque no suficiente.

Una vez que el proceso de captura de la impresión finaliza, el documento es muy vulnerable. Por su naturaleza, los documentos están diseñados para representar gran cantidad de información en un formato que cualquiera, incluso personas con malas intenciones, puede comprender fácilmente. Los documentos pueden estar en un servidor de impresión o un sistema de gestión de output a la espera de su envío a una impresora, impresora multifunción, sistema de archivado de informes u otro destino. Y, mientras estos datos se encuentran en reposo se deben proteger restringiendo el acceso o cifrando los propios documentos. Lo ideal es que el contenido del documento permanezca cifrado justo hasta antes que el usuario final autorizado recupere las páginas impresas.

El siguiente paso en la seguridad de la impresión es proteger el vínculo existente entre el sistema de gestión de output y el dispositivo de impresión previsto. De nuevo, cifrar esta conexión puede impedir que estas páginas llenas de información se intercepten, se redirijan, falsifiquen o corran peor suerte.

Una vez se han implementado las medidas necesarias para cifrar y bloquear el acceso digital a los documentos desde su creación hasta la transmisión final a la impresora queda un último paso, que es la página impresa. Si los sistemas permiten que los usuarios hagan clic en el botón de impresión y envíen los documentos directamente a un dispositivo de destino desatendido, se están poniendo en riesgo los datos confidenciales. Puede que además esté infringiendo una o más normativas de protección de datos, porque si el documento llega a la bandeja de salida de la impresora antes que el usuario, cualquiera que pase por allí podrá acceder a los datos confidenciales protegidos. Una infracción instantánea del cumplimiento normativo.

Las soluciones de impresión segura integrales incluyen un componente de impresión pull diseñado para garantizar que los documentos solo se imprimen cuando el destinatario previsto está físicamente delante del dispositivo. Los trabajos de impresión se almacenan en una cola de impresión segura hasta que el usuario se autentica con una tarjeta de proximidad, con un código PIN o con cualquier otro método que permita una identificación correcta.

En suma, cuando implementes una solución de impresión segura, debes cerciorarte de que has protegido los datos de impresión en todos los pasos del proceso: durante la captura de la impresión, mientras los datos recorren la red, mientras están en reposo en un servidor y cuando se realiza la impresión. Si instauras medidas de impresión confidencial como estas en tu organización, no solo estarás mejorando la seguridad de la impresión en su empresa: también evitarás sanciones elevadas por el incumplimiento de normativas y protegerás a sus clientes y tu organización.

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