Ventajas de optimizar los flujos de trabajo documentales

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Mediante los workflows se consigue la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, incluida la impresión. El primer paso para mejorar la eficiencia es obtener información sobre los comportamientos de impresión, como, por ejemplo, si son habituales los trabajos de impresión perdidos u olvidados.

Un workflow o flujo de trabajo es un conjunto de secuencias de pasos o actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo. Como señala un artículo de Elchico de las fotocopias.com, el principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y agilizar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, incluso permitiendo que se trabaje en equipo desde diferentes lugares.

En el caso de los flujos de trabajo documentales lo que se busca es la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, pudiendo además asignar responsabilidades, procesos y tiempos. Utilizando un gestor documental como herramienta, las empresas se aseguran de que un determinado documento llegue siempre a la persona adecuada, a través de la definición de acciones asignadas entre los participantes.

La optimización de los flujos de trabajo de documentos también beneficia la sostenibilidad, al reducir la impresión innecesaria. Cada vez que un empleado envía accidentalmente un documento a la impresora incorrecta o imprime un documento a una cara cuando podría haber sido a doble cara supone un desperdicio. El primer paso para mejorar la eficiencia es obtener información sobre los comportamientos de impresión. ¿Son habituales los trabajos de impresión perdidos u olvidados? ¿Cuántas hojas de papel usa la mayoría de los empleados al año? ¿Cuál es la relación impresora-empleado?

Los documentos que entran en un sistema de workflow documental dependen de los modelos corporativos de cada empresa, siendo los más habituales documentos como las facturas, los albaranes, las nóminas, notas de gastos y compras.

Con estos procesos podremos saber dónde se encuentra la documentación durante todo su ciclo de vida, es decir, desde que se crea hasta que se archiva o se destruye. De la misma manera permite conocer la gestión entre distintas áreas de la empresa, ayudando a reducir los tiempos de gestión de numerosos procesos.

Finalmente, al consolidar la impresión en menos dispositivos las organizaciones pueden ahorrar mucho en costes de energía. Las impresoras multifunción son útiles, ya que eliminan la necesidad de dispositivos de impresión, fax y copia independientes. Un empleado puede almacenar un trabajo de impresión hasta que se autentique en el dispositivo, puede reducir los trabajos abandonados y también mejorar la seguridad.

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