Cómo proteger mejor la red de impresión en la organización

Cuando muchos proveedores de software de impresión hablan de impresión segura, normalmente están hablando de una solución de impresión Pull, que es cuando los usuarios envían documentos a impresión desde sus escritorios, pero los documentos se quedan en una cola hasta que los usuarios se autentifican en un dispositivo y solo entonces se imprimen.

La impresión Pull proporciona muchas ventajas. Protege la información sensible durante el proceso de impresión, reduce el coste de eliminar documentos no recogidos, y aumenta la movilidad y productividad de los usuarios, permitiéndoles imprimir dónde y cuándo quieran. En términos de seguridad, una solución Pull garantiza que un usuario autentificado está en el dispositivo cuando sus documentos se envían a imprimir. Esto es crucial cuando las impresoras y los dispositivos multifunción son compartidos entre muchos usuarios en el entorno de trabajo.

Sin embargo, la seguridad de impresión va más allá de una mera solución Pull. Existe una forma de proteger los datos de impresión a medida que se desplazan por la red, desde el dispositivo informático del usuario hasta la impresora: encriptando los datos. LRS permite encriptar los trabajos de impresión usando su software cliente LRSQueue (LRSQ), un comando de impresión que utiliza la tecnología AES (Advanced Encryption Standard) para proteger el contenido de los documentos desde el envío hasta la entrega en el servidor de output LRS.

Sin embargo, no todos los usuarios y aplicaciones son capaces de utilizar LRSQ y también existe la necesidad de un mecanismo estándar en el sector para encriptar trabajos de impresión entre el servidor de output LRS y los dispositivos de impresión. Para satisfacer estas dos necesidades, LRS ha optimizado su solución de gestión de impresión y output para recibir y enviar trabajos de impresión usando IPPS (Internet Printing Protocol over SSL). Esta nueva función encripta los trabajos de impresión enviados a través de escritorios Windows, Mac y Linux para garantizar la transmisión segura a través de la red hasta el servidor de output LRS. A su vez, los trabajos de impresión enviados desde el servidor hacia una impresora o un dispositivo multifunción en red también pueden encriptarse.

Otra manera de mejorar la seguridad de la impresión en red son las marcas de agua. El software LRS puede añadir marcas de agua a los documentos de forma dinámica sin hacer cambios en la aplicación, lo que permite a las organizaciones clasificar documentos en función de las directrices de la compañía (p.ej., únicamente para uso interno, confidencial, datos de prueba, etc.). Las marcas de agua son una ayuda potente y visual que recuerda a los usuarios la necesidad de gestionar, proteger y eliminar correctamente el material impreso.

Finalmente, es importante controlar quién imprime qué, cuándo y dónde. Es aquí donde entra en juego una función integral de auditoría de impresión que ayude a las organizaciones a controlar los costes y mejorar el cumplimiento de las directrices normativas y corporativas.

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