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Decálogo de buenas prácticas de impresión para tu oficina (I)

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Muchas oficinas pasan por alto prácticas de impresión sensatas, lo que causa pérdida de productividad, aumento del gasto y deterioro medioambiental. Poniendo en práctica unas sencillas pautas, incluyendo la creación de una política de impresión, puedes crear un entorno de impresión rentable y sostenible.

Hay una serie de buenas prácticas que puedes aplicar a tu entorno de impresión, he aquí las cinco primeras:

1. Crea una política de impresión de oficina. El 90% de las oficinas no cuenta con una política de impresión formal, y dos tercios no realizan un seguimiento de los gastos de impresión. Con una política de impresión puedes crear rápidamente un procedimiento que aborde problemas como las pautas de pedidos de consumibles, cuándo imprimir en color y dónde almacenar los documentos impresos desechados.

2. Monitoriza el uso de tu impresora de oficina. Tener una política de impresión es importante, pero es solo la mitad de la batalla. Debes optimizar tu entorno de impresión y para ello es importante saber cómo imprimes. Después de todo, las empresas estadounidenses gastan más de 120.000 millones de dólares cada año en impresión, a un coste medio de 725 dólares por persona. La monitorización de la impresora permite realizar un seguimiento automático y digital de los niveles de tóner y de cada papel impreso, ofreciendo métricas concisas con solo presionar un botón.

3. Considera adoptar un servicio de impresión gestionado. En la economía digital, cualquier cosa puede ser subcontratada para obtener resultados rentables. ¿Por qué no tu entorno de impresión? La asociación con un proveedor de servicios de impresión gestionados (MPS) pone los problemas de la impresora en manos de un experto dedicado, lo que permite que el personal de la oficina se concentre en sus trabajos. Además, un servicio de impresión gestionado eficaz puede reducir los costes del negocio entre un 20 y un 30%, sin mencionar que aumenta la seguridad de la red.

4. No tires los cartuchos de impresión usados. La mayoría de los cartuchos de impresora vacíos terminan en la basura. Cada año, más de 375 millones de cartuchos de impresora vacíos, no biodegradables y a menudo tóxicos terminan en vertederos. A ello se suma que el trabajador medio imprime 10.000 páginas al año, que en su mayoría no se reciclan. Esa es una noticia negativa, especialmente teniendo en cuenta que la sostenibilidad es realmente positiva para la marca, la felicidad de los empleados y el crecimiento del negocio.

5. Aprovecha el modo de ahorro de energía de sus impresoras. Ahorrar energía es ahorrar dinero, y las impresoras son agujeros negros de electricidad. El consumo de energía de la impresora puede representar hasta el 7% del consumo total de electricidad de una organización. Apaga tus impresoras al final del día y durante el horario comercial, y asegúrate de que cambien al modo de suspensión cuando estén inactivas durante un tiempo.

Más información

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