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Decálogo de buenas prácticas de impresión para tu oficina (y II)

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Aprovechar las opciones de configuración de tus equipos, saber en qué impresora debes imprimir un determinado documento, proporcionar una limpieza y mantenimiento adecuados y vigilar los niveles de tóner, son algunas buenas prácticas que repercutirán en los costes y en la productividad de tu flota de impresión.

Hay una serie de buenas prácticas que puedes aplicar a tu entorno de impresión, he aquí las cinco últimas:

6. Aprovecha la configuración predeterminada del controlador de impresión para ahorrar costes. La mayoría de los controladores de impresora actuales tienen opciones de configuración predeterminadas para ayudar a tu oficina a ahorrar costes. Una configuración predeterminada popular para ahorrar en cartuchos de tóner es imprimir en blanco y negro / modo borrador en lugar de alta calidad, algo razonable de aplicar si un documento es solo para uso interno. Establecer los valores predeterminados del controlador es fácil para cualquier empleado.

7. Conoce qué impresora debe hacer qué. Si tienes varias impresoras, piense en ellas como miembros de un equipo con sus propias habilidades. Por lo general, cuanto más cara es la impresora, más barato es el coste por página al imprimir. Las impresoras de sobremesa son más adecuadas para documentos en color, pero cuando se trata de imprimir en blanco y negro, tienden a costar entre 5 y 20 veces más que imprimir en un dispositivo más grande. Deja las grandes tiradas de impresiones a las impresoras más grandes, mientras que las más pequeñas puede hacerse cargo de documentos más elaborados.

8. Carga el papel correctamente. El papel mal colocado puede provocar atascos de papel. La mayoría de las resmas de papel hacen que sea extremadamente fácil para las personas entender cómo cargar correctamente la impresora.

9. Cuida tu impresora. Simplemente dando a sus dispositivos de impresión limpieza y mantenimiento regulares pueden ser más duraderos, rentables y sostenibles. La limpieza de primavera ofrece una buena oportunidad para ajustar las impresoras. El procedimiento es simple: después de desenchufar la impresora, limpia el exterior de la misma con un paño húmedo para eliminar el polvo. Abre la impresora y utiliza un paño suave de microfibra y una solución de alcohol isopropílico para limpiar el interior. No uses aire comprimido, ya que esto empujará los residuos a lugares que no podrás alcanzar.

10. Cuidado con las advertencias de nivel bajo de tóner. Una vez que se enciende una luz de advertencia, muchos cartuchos de impresora aún tienen hasta un 25% de tóner en el tanque, lo que podría equivaler a entre 400 y 500 páginas adicionales si conserva ese mismo cartucho. Siempre es bueno tener reservas de cartuchos o tóner, pero agota antes tu cartucho actual por completo.

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