Pasa de CapEx a OpEx con los servicios de impresión gestionados

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La forma que tienen muchas empresas de gestionar su informática está cambiando, ya que están descubriendo lo rentables que resultan los servicios basados en la nube o los servicios gestionados. Contratar MPS permite pasar a un modelo OpEx que presenta numerosas ventajas, incluida mayor flexibilidad y predictibilidad.

Mientras que todavía existen empresas que siguen los métodos convencionales de construir, adquirir y gestionar su propio hardware, software o infraestructura, hoy en día la mayoría utilizan la nube y otro tipo de servicios gestionados para, al menos, una parte de su suministro informático. Cada vez son más los que utilizan servicios de impresión gestionados (MPS) debido a que proporcionan una gran ventaja: el paso de CapEx (inversiones de capital) a OpEx (gastos operativos).

CapEx se refiere a los fondos que una empresa destina a la compra de productos o servicios que mejorarán su habilidad para generar beneficios, lo que podría incluir una nueva impresora para mejorar la productividad del personal y generar ingresos o, al menos, reemplazar o mejorar los activos actuales que realizan esa función. Por otra parte, OpEx se refiere a los gastos de una empresa en el transcurso de sus actividades, que incluyen gastos básicos de funcionamiento, ventas, administrativos o el suministro de servicios continuados, incluidos los servicios de impresión gestionados.

La diferencia clave entre CapEx y OpEx es la forma de pago. Como norma general, los gastos de CapEx se refieren a activos que se pagan por adelantado, mientras que los gastos de OpEx se abonan mensual o anualmente. Es como alquilar o comprar un equipo. Al comprar los equipos hay que pagar mucho dinero de una, pero, una vez hecha la inversión, el equipamiento nos pertenece y no hay necesidad de seguir pagando por él (aunque haya que abonar gastos de funcionamiento y mantenimiento). Al alquilar los equipos, la inversión es mucho menor en un primer momento y potencialmente convertimos algo inasequible en asequible.

Es cierto que CapEx tiene sus ventajas. Se hace un primer y único pago y, generalmente, comprar una impresora cada cinco años costará menos que alquilar el mismo dispositivo durante el mismo tiempo. Pero OpEx puede ser mejor por varios motivos. El principal es que no tiene que hacer un desembolso inicial tan elevado, ya que si utilizas servicios de impresión gestionados tendrías que afrontar una factura mensual, pero podría ponerse en funcionamiento por un coste inicial muy inferior y, llegado el momento de declarar, podrías desgravarte esos gastos.

El gasto OpEx también aporta flexibilidad, pudiendo empezar poco a poco e ir aumentando, incluso cesando o sustituyendo un servicio si no obtiene de él lo que necesita. Además, este es un modelo más predecible. Si contratas un servicio de impresión gestionado, el proveedor tiene que seguir ofreciéndote un servicio que se ajuste al acuerdo convenido y se asegurará de que puedas seguir imprimiendo, recibiendo nuevas impresoras como parte del acuerdo, sin necesidad de comprar nuevos productos con el paso del tiempo.

También merece la pena recordar que pasarse a este tipo de modelo, es rentable en otros aspectos. Por ejemplo, un proveedor de servicios de impresión gestionados puede controlar y auditar el uso de las impresoras en tu empresa para recomendarte una estrategia que te ayude a consolidar dispositivos y racionalizar los gastos de impresión, mientras que el coste de consumibles estará cubierto por la misma cuota mensual.

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