La tecnología pull printing garantiza la seguridad de los datos y documentos

La seguridad de los datos es una prioridad que está presente en la agenda de cualquier empresa; pero, a pesar del incremento del gasto derivado por este aspecto y de los requisitos del cumplimiento normativo en torno al mismo, todavía se siguen cometiendo infracciones muy comunes. De hecho, los usuarios internos que son los que causan el 32% de las violaciones de datos. La impresión y el escaneo de documentos contribuye a este problema, representando un 11% de todos los incidentes de seguridad que se producen en lo que a impresión se refiere, señala Quocirca.

Uno de los mayores riesgos en cuanto al acceso a información confidencial reside en los montones de documentos que se dejan en una impresora sin recoger. Como señala Brother, la solución para prevenir este tipo de violación de datos frecuente toma la forma de pull printing.

Cuando enviamos un documento a imprimir en un dispositivo que no incluye esta tecnología, se nos avisa de ello en cuanto hacemos clic en la opción de ‘imprimir’. Sin embargo, con esta solución, el software mantiene los trabajos de impresión en una cola virtual segura hasta que el usuario que envió los documentos a imprimir se encuentra físicamente en la impresora y confirma que ya se pueden recoger. La autenticación puede ser a través de un PIN, nombre de usuario y contraseña, una tarjeta NFC de identificación, una aplicación móvil o bien un código QR. A continuación, el dispositivo libera las páginas que quiere imprimir, lo que pone fin a los riesgos documentales físicos asociados a los trabajos de impresión que no son recogidos.

Más allá de la seguridad, la tecnología pull printing ofrece otras muchas ventajas. Con documentos que no son liberados y, por tanto, siguen siendo digitales, los residuos se reducen drásticamente al usar menos papel, tinta o tóner, por lo que es una solución más ecológica. Los documentos que no se liberan después de un tiempo se eliminan de la memoria de la impresora, reduciendo los riesgos de la seguridad de la red. Además, como los usuarios saben que ahora se hace un seguimiento de lo que imprimen y escanean, también desaparecen otras infracciones relacionadas con la impresión, ya sea para uso personal o para escanear y copiar información sensible.

Pese a las ventajas del pull printing, solo el 40% de las empresas están adoptando actualmente la tecnología. Un ejemplo de Pull Printing es el que Brother ofrece a sus clientes con la función “Impresión segura”, que permite retener los trabajos de impresión hasta introducir la contraseña correcta en el equipo. Se pedirá teclear en la impresora un código de cuatro dígitos para poder liberar el documento, retrasando la impresión hasta que el usuario se encuentre físicamente frente al equipo. Esta funcionalidad es perfecta para usuarios que comparten la misma impresora e imprimen documentos confidenciales de forma ocasional.

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