¿Sabrías calcular los costes de impresión de tu negocio?

Para ahorrar dinero en la partida dedicada a impresión lo primero es saber cuánto nos cuesta, pero lo cierto es que la mayoría de las empresas no sabría decir exactamente cuáles son sus costes de impresión. Para conocerlos de una manera fiel es importante identificar todas las operaciones y procedimientos que están involucrados en el ciclo del producto, desde que se adquiere una impresora hasta que se realiza la primera copia. Para empezar, Brother distingue entre costes directos o indirectos.

Costes directos de impresión

--Coste de la impresora. El primer desembolso que se realiza siempre es la compra de la impresora. Antes de adquirirla es conveniente conocer bien las necesidades de la empresa porque dependiendo del uso que se le vaya a dar, el modelo de impresora varía.

--Coste por página impresa. Una forma sencilla de calcularlo sería dividir todo lo invertido en consumibles entre las páginas impresas durante un periodo de tiempo determinado. Si desconoces el número de páginas impresas puedes usar como alternativa la cantidad de papel comprado en ese mismo periodo.

--Costes de mantenimiento y reparación. En el caso de que se necesite soporte técnico en algún momento del proceso, ya sea por mantenimiento o por el arreglo de incidencias técnicas, habrá que imputar el coste de ese servicio y sumarlo al total de los costes directos.

Costes indirectos de impresión

--Ineficiencia en el uso de equipos. Dentro del tiempo de uso hay que definir muy bien cuánto de ese tiempo se puede reducir, es decir, mejorar la eficiencia del proceso. Un ahorro de un 20% en el tiempo de impresión medio implica un ahorro equivalente en costes indirectos asociados a este factor. Por lo tanto, merece la pena no sólo calcular bien cuánto tiempo implica cada proceso, sino estudiar la manera de optimizarlo para ahorrar lo máximo posible. Cada segundo de mejora en este proceso implica un aumento global de la productividad de la empresa ya que al ahorro de costes de impresión habrá que sumar el ahorro derivado a un mayor uso del tiempo de los trabajadores en tareas de gestión que pueden dedicar a otras tareas.

--Pérdida de tiempo en tareas administrativas. Son cada una de las acciones necesarias para llevar a cabo la tarea con éxito, pero qué por su naturaleza, son improductivas. Por ejemplo, el cambio de papel, el cambio de consumibles, o la inactividad por una avería mientras se repara el equipo, son acciones inevitables dentro del flujo de trabajo normal de una empresa, pero que resulta conveniente minimizar o reducir el tiempo dedicado a ellas.

Una vez se calculan los costes, ya se pueden aplicar medidas para reducirlos. Una medida de control de costes son los servicios gestionados de impresión, que tienen planes adaptados a las necesidades de cualquier empresa, sin importar su tamaño, con lo que su uso lejos de resultar más caro resulta más rentable para cualquier tipo de negocio. Como señala Brother, entre las ventajas con respecto al coste que podemos tener con estos servicios, es que podemos optar por una la modalidad de renting de equipos y planes de impresión flexibles como el ‘coste por copia’.

Más información

El mercado empresarial está en plena transformación. Si quieres conocer cuáles son los dispositivos o servicios que más se adaptan a tus necesidades, puedes visitar la página web de Brother.