Acaba con los costes ocultos de la impresión

Para conocer de una manera fiel los costes de impresión del negocio es importante identificar todas las operaciones y procedimientos que están involucrados en el ciclo del producto. El primer desembolso que se realiza siempre es la compra de la impresora. Antes de adquirirla es conveniente conocer bien las necesidades de la empresa porque dependiendo del uso que se le vaya a dar, el modelo de impresora varía. En el caso de que se necesite soporte técnico en algún momento, ya sea por mantenimiento o por el arreglo de incidencias técnicas, habrá que imputar el coste de ese servicio.

A continuación, hay que calcular el coste por página impresa, dividiendo todo lo invertido en consumibles entre las páginas impresas durante un periodo de tiempo determinado. Si desconoces el número de páginas impresas puedes usar como alternativa la cantidad de papel comprado en ese mismo periodo.

Existen asimismo otros costes que están relacionados no solo con la impresión si no con otro tipo de tareas dentro de la empresa. Así, un ahorro de un 20% en el tiempo de impresión medio implica un ahorro equivalente en costes indirectos asociados a este factor. Cada segundo de mejora en este proceso implica un aumento global de la productividad de la empresa ya que al ahorro de costes de impresión habrá que sumar el ahorro derivado a un mayor uso del tiempo de los trabajadores en tareas de gestión que pueden dedicar a otras tareas.

Por otro lado, hay una serie de tareas administrativas improductivas, pero inevitables dentro del flujo de trabajo normal de una pequeña empresa, como el cambio de papel, el cambio de consumibles o la inactividad por una avería mientras se repara el equipo, que elevan los costes de impresión, y que resulta conveniente minimizar o reducir el tiempo dedicado a ellas.

Como vemos, la impresión tradicional genera una serie de los costes directos e indirectos. La alternativa la tenemos en un servicio gestionado de impresión, en el que, como señala Brother, el único desembolso directo que se hace es por página, de manera que no hay que ocuparse de contabilizar otros costes directos a la hora de imprimir, siendo extremadamente sencillo contabilizar este tipo de gastos.

Cuando se contrata un servicio de soporte de impresión no surgen costes imprevistos a causa de incidencias técnicas con lo que es mucho más sencillo controlar el gasto total de la impresión. Además, los servicios gestionados de impresión suelen disponer de un sistema fiable de conteo de páginas impresas, lo que facilita la gestión de los costes.

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