La fricción digital sigue siendo un freno para las pymes
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Los procesos manuales, los dispositivos antiguos y los flujos poco eficientes estám lastrando el rendimiento en pequeñas y medianas empresas. Quocirca analiza cómo la modernización del entorno documental, incluyendo impresión, puede desbloquear crecimiento, reducir frustración y mejorar la experiencia.
Un nuevo análisis de Quocirca pone el foco en un problema silencioso pero persistente: los flujos documentales desactualizados que siguen presentes en miles de pymes. El estudio señala que estas organizaciones, pese a ser el motor económico en la mayoría de países, están atrapadas por tecnología obsoleta, lo que afecta tanto al rendimiento del negocio como a la satisfacción de los empleados
Las pymes, recuerda el informe, representan el 99% del tejido empresarial global. Sin embargo, suelen estar peor posicionadas para adoptar nuevas tecnologías debido a presupuestos ajustados, ciclos de renovación largos y una infraestructura heredada difícil de modernizar.
La impresión y los flujos documentales siguen siendo críticos
Aunque la narrativa tecnológica suele centrarse en la nube o la inteligencia artificial, el estudio destaca que la impresión y la gestión documental continúan siendo esenciales para la operativa diaria de muchas pymes. De hecho, el 66% de los encuestados afirma que imprimir sigue siendo necesario, aunque reconocen que los procesos actuales son ineficientes. Casi un tercio de las pymes cree que la impresión seguirá siendo muy importante en 2030, una proporción superior a la de las grandes empresas.
El informe recoge un sentimiento generalizado entre trabajadores y equipos de TI: los procesos documentales consumen demasiado tiempo y generan fricción innecesaria. El 55% afirma que hay demasiados pasos manuales en tareas que deberían ser simples, el 52% dice dedicar demasiado tiempo a tareas que podrían automatizarse, el 54% considera que quedarse sin consumibles es una interrupción frecuente, y el 42% pierde tiempo reformateando documentos para poder imprimirlos correctamente.
Estas molestias afectan especialmente a los trabajadores más jóvenes. El estudio señala que la generación Z, que será el 30% de la fuerza laboral en 2030, muestra mayor afinidad por la impresión y expectativas más altas respecto a la tecnología disponible en la oficina.
Más carga y más riesgos para TI
Los equipos de TI tampoco escapan a esta presión. Dos tercios de los responsables tecnológicos reconocen que la gestión de la impresión queda relegada frente a otras prioridades, pero aun así el 70% afirma que los problemas de compatibilidad de drivers son un desafío constante, el 60% asegura que la impresión consume más tiempo de soporte del que debería, y el 53% indica que el hardware antiguo complica las tareas de mantenimiento.
Además, la falta de modernización incrementa los riesgos de seguridad y reduce la visibilidad sobre los flujos documentales.
El estudio destaca que la adopción de herramientas inteligentes, como impresión en la nube, flujos automatizados, digitalización avanzada o funciones basadas en IA, puede reducir significativamente la fricción. Según los trabajadores encuestados, un 30% afirma haber ahorrado más de una hora semanal gracias a soluciones de impresión inteligente.
Quocirca concluye que modernizar la infraestructura documental no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce la frustración de empleados y equipos de TI, refuerza la seguridad y aporta visibilidad sobre procesos críticos.
